É possível que para uma empresa seja suficiente apenas um software simples de gerenciamento de documentos em um único posto de trabalho. Por outro lado, existem sistemas com os quais vários milhares de usuários em diversas subsidiárias de um grande grupo processam muitos milhões de documentos. Para que o DMS acompanhe com eficiência as contínuas alterações nas necessidades da empresa nos anos seguintes, é preciso levar em consideração cinco fatores:
Todas as empresas, tanto indústrias, como comerciantes e fornecedores de serviços, criam e recebem uma grande quantidade de guias de remessas, faturas e encomendas. Todos estes documentos precisam ser enviados para o departamento de contabilidade. Sem um gerenciamento eletrônico de documentos, gasta-se muito tempo e dinheiro.
Se você perguntar para um contador quanto tempo demora para buscar um documento de papel do armário de arquivos, ele provavelmente irá estimar em uns dois minutos. Mas ele se esquecerá dos casos em que o documento foi guardado incorretamente ou quando o documento não está mais no escritório do contador e foi enviado, por exemplo, para o depósito do arquivo. Ele poderá voltar do arquivo com o documento depois de uns dez minutos, isso se ele não parar para tomar um café ou parar para conversar com um colega que ele encontrou no caminho. Caso contrário, o processo de busca pode demorar facilmente 20 minutos, ou mais. E talvez outra pessoa precisou do mesmo documento e o documento está na mesa desta pessoa.
Quando não param de aparecer gabinetes de arquivos por todos os cantos e as gavetas começam a transbordar com papéis, é hora de buscar um sistema de gerenciamento de documentos. Mas tenha cuidado. Muitas organizações cometem erros dispendiosos ao escolher seus fornecedores e plataformas. Passado algum tempo, aquilo que era considerado uma solução completa pode acabar por não resolver todos os problemas de documentos de sua organização.
Esses erros são simples de evitar, uma vez que sejam identificados.
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