Você está seguro contra panes na contabilidade?

Compliance_Blog.jpgQuantas vezes as empresas desperdiçam dinheiro com produtos que ninguém compraria? E qual o custo de um processamento de notas fiscais errado ou ineficaz, se foram realizadas encomendas corretamente e foram entregues os produtos corretos? Normalmente existem três erros típicos na contabilidade:

1. Foram realizadas encomendas não permitidas: Se os processos de contabilidade não foram respeitados como deveriam, pode ser que a empresa também compre produtos e servidos que os funcionários não tem permissão para comprar.É possível evitar o erro 1 do seguinte modo: Gerenciamento eletrônico de documentos garante que sejam respeitados todos os processos na criação de encomendas e contabilidade. Para cada encomenda ou pagamento, deve ser dada anteriormente uma permissão necessária. Além disso, os processos foram desenvolvidos para que ficassem mais transparentes e rápidos, por exemplo, pela automatização dos fluxos de trabalho e com a implementação das principais regras e práticas comerciais na forma de um software.

Por exemplo, um DMS pode garantir que não seja realizada nenhuma encomenda que não foi verificada e aprovada por pelo menos dois responsáveis. Um responsável faz a verificação técnica da encomenda com relação às especificações técnicas e os preços, o outro responsável verifica as modalidades de pagamento e a conformidade com o orçamento. Além disso, o DMS também garante que as aprovações adicionais automáticas sejam obtidas pelo chefe departamento ou pelo gerente se, por exemplo, um limite de quantidade ou de valor for ultrapassado.

2. Pagamentos em excesso: Estes são possivelmente os erros mais prejudiciais na contabilidade. Seja por causa de um erro ao pagar uma conta alta demais. Ou porque a validade de um desconto venceu, foram perdidos bônus ou, pior, além do valor da fatura, também foram contabilizados os juros padrão e as taxas de advertência.

É possível evitar o erro 2 do seguinte modo: Um DMS também corrige as causas de tais erros. O contador “somente” precisa comparar a soma da fatura com os contatos correspondentes, encomendas e notas de entrega. Mas isso é mais difícil de fazer e pode consumir bastante tempo se os documentos ainda existirem somente em papel. A consequência: Erro pela falta de tempo ou pagamento atrasado, ambos podem ficar caros.

A solução é um sistema de gerenciamento de documentos que arquiva todos os documentos importantes de forma eletrônica e permite a comparação das somas das faturas e as verificações restantes de forma rápida e sem complicações.

3. Faturas faltando: O que acontece se um contador procura uma fatura, mas ela foi guardada no local incorreto ou foi até jogada fora por engano? Estes erros não podem ocorrer por motivos de compliance. A administração ou o auditor fiscal consideram muito importante um processamento limpo de faturas e uma contabilidade correta. Somente assim é possível evitar que as empresas distorçam a sua receita ou lucro através de faturas falsas.

É possível evitar o erro 3 do seguinte modo: Hoje em dia as empresas investem muito dinheiro no backup e no gerenciamento da continuidade dos negócios. Catástrofes naturais ou ataques de hackers não tem mais como consequência a perda de documentos importantes. Pequenos descuidos não podem mais ter consequências tão graves. Se ocorreram encomendas não permitidas, pagamentos em excesso ou perdas fatais de documentos, a introdução de uma solução DMS ou ECM consegue minimizar e proteger a contabilidade contra erros.

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Tópicos: Compliance, Workflow, Security