Utilização de DMS em empresas de médio porte: 4 dicas práticas

Strategie_-487750571.jpgAo usarem um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pela primeira vez, alguns empresários com certeza elaboram previamente uma estratégia de DMS. No entanto, isso não é prática comum.
As empresas usam diariamente grandes quantidades de informações de diferentes fontes e nos mais diversos formatos, entre os quais se encontram os documentos clássicos de papel, arquivos eletrônicos e e-mails. Normalmente essas informações são acumuladas em diversos lugares: contas de e-mail, armários de arquivo e unidades de rede, que se transformam em enormes ilhas de dados.

Evitar perdas de tempo
Isso não é um problema até que, de repente, é necessário esclarecer questões. Sempre que é preciso responder a dúvidas de clientes ou de fornecedores ou quando surgem problemas com um trabalho, os colaboradores têm de vasculhar esses silos de documentos até encontrarem as informações necessárias para esclarecer a questão. Este gerenciamento ineficiente de documentos detém constantemente os colaboradores quando é necessário responder com rapidez a questões ou eventos não planejados. E isso acarreta custos significativos para a empresa. Para evitar estas perdas de tempo e aumentar claramente a eficiência, é necessário ter objetivos claros na introdução do sistema de gerenciamento de documentos. Igualmente importante é pensar em como estes objetivos deverão ser alcançados.

Para começar, o melhor é o empresário desenvolver uma estratégia para eliminar seus déficits no gerenciamento de documentos. Para isso, em primeiro lugar, é preciso identificar as maiores vulnerabilidades da empresa e os processos empresariais com maior potencial de melhoria. Com base nisso é então desenvolvido um plano operacional ajustado às necessidades individuais.

A paralisia da análise
Alguns empresários não sabem como levar em consideração todos os inúmeros aspectos do gerenciamento de documentos em uma estratégia de DMS. A consequência fatal é o que chamamos de “paralisia da análise”. Esses empresários ficam presos na fase de análise do projeto de DMS porque não querem cometer erros e continuam suportando as ineficiências demoradas e dispendiosas.

No entanto, para o projeto de DMS não é necessário nenhum “masterplan” perfeito. Muito mais importante é começar rapidamente e beneficiar-se o mais cedo possível das vantagens do DMS. Aqui estão quatro dicas práticas sobre como executar essa tarefa da melhor forma:
  1. Comece em um departamento ou melhore primeiro um processo: Selecione uma área com muito potencial de melhoria e trabalhe nisso até o arquivamento digital funcionar bem nessa área. Elimine os silos, simplifique as etapas de trabalho e automatize os processos. Depois, transfira esse modelo para a área de aplicação de DMS seguinte.
  2. Assegure-se de que a solução de DMS consegue processar todos os tipos de documentos e arquivos que surgem na empresa. Isso significa também que a importação deve ser o mais simples possível e que os e-mails devem poder ser transferidos automaticamente para o software.
  3. Crie um ambiente distribuído de entrada de documentos. Os colaboradores devem poder digitalizar documentos imediatamente para o DMS a partir do maior número de pontos possível. Isso é especialmente importante se existirem diversas filiais. A existência de escâneres no local ou de aplicações móveis asseguram que não ocorrem gargalos nem filas de espera. Assim, a digitalização de documentos de papel é imediata e nada é esquecido.
  4. Seja ambicioso e avance com determinação. Siga em frente assim que já tiver conseguido introduzir o DMS em um processo ou departamento. Resista à tentação de se deixar ficar por esse êxito e continue escrevendo sua história de sucesso, iniciando seu próximo projeto de DMS.

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