Usando a análise de processos empresariais para acelerar seu fluxo de trabalho

ThinkstockPhotos-487750571-2Se sua empresa possui alguns funcionários em um escritório central e outros espalhados por locais de projetos remotos, é comum que processos que pareçam simples se tornem lentos e ineficientes.

Suponhamos que você tem uma empresa de construção baseada em São PauloFrancisco mas está trabalhando em uma construção no Rio de Janeiroem Nova Iorque. Seus fornecedores e empreiteiras provavelmente enviam faturas e pagamentos para o seu escritório principal, enquanto os engenheiros que precisam verificá-los e aprová-los estão No Rio de Janeiroem Nova Iorque. O resultado desse manuseio contínuo é que a coordenação da aprovação leva mais tempo e consome mais energia.
O mapeamento de processos é um tipo de análise de processo empresarial que identifica oportunidades para acelerar e automatizar fluxos de trabalho. No exemplo da empresa de construção, o mapeamento do processo de fatura permitiria que você identificasse obstruções no fluxo de trabalho de documentos e encontrasse as melhores soluções. A Implementação de um sistema de gerenciamento de documentos digital permite que você capture uma NF-edigitalize uma fatura quando ela chega a sua sede, armazene o arquivo XMLa fatura eletrônica em um repositório de documentos centralizado e a encaminhe automaticamente para aprovação.

Agora, em vez de enviar a fatura por email e tentar rastrear a aprovação, o processo se torna muito mais eficiente. Um engenheiro no Rio de Janeiroem Nova Iorque pode visualizar a aprovação em um dispositivo móvel e revisá-la em segundos.

À medida que as organizações substituem documentos de papel pelo gerenciamento digital de documentos, esse tipo de análise dos processos empresariais é crucial para obter o máximo de seus investimentos tecnológicos.

Veja aqui três benefícios cruciais desse exercício:

1) Maior transparência: O processo de mapeamento permite maior controle sobre como um processo está progredindo e quem está trabalhando nele. Essa transparência é fundamental para eliminar ineficiências.

2) Coordenação aperfeiçoada: Uma obstrução comum no processo empresarial é quando um indivíduo não encontra no escritório ou não se encontra disponível. Se você enviar um documento de papel para alguém que não se encontra no escritório, o documento não será examinado até que o funcionário retorne. A aceleração e automação de seus processos inclui a identificação de tarefas que poderiam ser executadas em paralelo (em vez de esperar pela conclusão da tarefa precedente) e a definição de substituições.

Em um fluxo de trabalho digital, a definição de substituições e alternativas significa que o seu sistema reagirá automaticamente quando o aprovador normal não se encontrar no escritório, encaminhando a fatura eletrônica para o aprovador substituto.

3) Economia de tempo: A aceleração de processos e automação de etapas permite que funcionários economizem tempo em tarefas básicas, como pesquisar e reunir informações.

Dentro do contexto do gerenciamento de documentos, o mapeamento de processos consiste em identificar a forma como as informações fluem por sua organização, de forma a aperfeiçoar a estrutura do fluxo de trabalho e aumentar a eficiência. Basicamente, você está criando um modelo funcional de sua organização para usar na análise de processos empresariais. Esse modelo ajuda a definir dois aspectos do processo: o fluxo de informação pela empresa e os tipos de documentos eletrônicos ou de papel, além de seu local de armazenamento.

Uma vez definidos esses aspectos, você poderá determinar a forma mais eficaz de organizar os componentes. Embora uma solução simples e econômica atenda a um processo empresarial específico, outros processos podem requerer uma solução mais complexa ou mais cara.

Afinal, passar pelo exercício de mapeamento de processos e definir um fluxo de trabalho digital consome energia. Considere a parceria de consultores ou de uma empresa de serviços profissionais para ajudar a avaliar e aperfeiçoar seus sistemas.

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Tópicos: Workflow, Team Productivity