Um DMS sozinho não é o suficiente para um gerenciamento eficaz de arquivos

mistakes-to-avoid.jpgUm bom sistema de gerenciamento de arquivos garante eficácia na contabilidade. A última geração é um gerenciamento eletrônico e moderno de documentos, mesmo se no passado diversos procedimentos e sistemas bastavam para o gerenciamento dos documentos de contabilidade, como gerenciamento dos registros ou Records Management. Muitos contadores ainda precisam trabalhar hoje com sistemas antigos, seja porque a empresa ainda não tem um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ou porque ele não é usado.


Um DMS na contabilidade economiza mais do que só dinheiro, graças ao processamento mais rápido das faturas, são utilizados mais descontos e são produzidas menos taxas de cobrança ou juros de atraso. O software também fornece para o contador um meio de procurar os documentos necessários entre semanas de trabalhos para auditorias ou inspeções fiscais, todos os documentos estão sempre disponíveis com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Além disso, todos os documentos ficam seguros de acesso não autorizado e são protegidos pelas medidas de Disaster-Recovery do departamento de TI contra perda irreversível, em caso de fogo, inundação ou outras catástrofes. O contador não precisa mais se preocupar com isso.


A introdução do gerenciamento eletrônico de documentos sozinho não é suficiente para garantir uma contabilidade eficiente e rápida, porque erros costumam ser feitos nas atividades diárias. As principais causas são a entrada manual de dados e os processos de negócios definidos incorretamente ou não definidos.


O retrocesso para a introdução manual de dados para o gerenciamento dos dados de contabilidade, apesar de todas as automações do DMS, possui dois motivos: Uma base de dados incompleta ou processos de negócios definidos com lacunas. Ambos são tão prejudiciais como desnecessários. A base de dados incompleta pode ser detectada pelo histórico incompleto (ainda nos arquivos em papel), o escaneamento incompleto e a digitalização incompleta de documentos recebidos em papel ou o péssimo sistema integrado de TI, algumas aplicações comerciais.


Estas falhas precisam ser compensadas pelo contador pela inserção dos dados recebidos de cartas, listas impressas ou de arquivos do Excel e outras aplicações, como do sistema de gerenciamento de inventário. Além de ser entediante e chato, isso também consome bastante tempo e está propenso à erros, tornando tudo caro.


Uma digitalização dos documentos recebidos e do arquivo é a solução. É desnecessário digitar tudo, desde que o software de contabilidade esteja integrado com o DMS. Com isso, também é possível importar automaticamente as informações relevantes.


Processos de negócios definidos com lacunas também são contraprodutivos para uma contabilidade limpa e estruturada. Alguns documentos somente podem ser processados e criados automaticamente, de modo que o contador precisa atribuir manualmente os centros de custos corretos, isso sem mencionar a dificuldades a encontrar documentos antigos. Isso torna a auditoria dependente de pessoas individuais e dificulta o desenvolvimento correto dos processos.


Mas se os processos de negócios estiverem completos e representados corretamente nos fluxos de trabalhos do DMS, o armazenamento e a documentação de todos os documentos relevantes da contabilidade são automatizados. Por exemplo, os fluxos de trabalho garantem pelo encaminhamento dos documentos para os centros responsáveis, e garantem que existam os controles e as aprovações necessárias para cada fatura. Isso também pode ser documentado pelos protocolos de verificação gerados automaticamente. Deste modo, é possível comprovar o compliance sem problemas dos documentos nas auditorias futuras.

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