ECM - mais eficiência na contabilidade


Um bom departamento de contabilidade se diferencia de um medíocre pelos processos automatizados e eficientes. Isso ficou claro em um estudo da Aberdeen Group, que foi realizado com mais de 180 empresas. Na área de contas a pagar, a diferença era visível entre os departamentos bem organizados (top 20 por cento dos entrevistados) e mal organizados (30 por cento interior).

 

Um DMS sozinho não é o suficiente para um gerenciamento eficaz de arquivos

Um bom sistema de gerenciamento de arquivos garante eficácia na contabilidade. A última geração é um gerenciamento eletrônico e moderno de documentos, mesmo se no passado diversos procedimentos e sistemas bastavam para o gerenciamento dos documentos de contabilidade, como gerenciamento dos registros ou Records Management. Muitos contadores ainda precisam trabalhar hoje com sistemas antigos, seja porque a empresa ainda não tem um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ou porque ele não é usado.

 

ECM – Turbo para o recebimento de faturas

Enterprise Content Management é considerado corretamente como o melhor método para tornar o processamento de faturas recebidas mais eficiente e econômico. ECM, chamado também de apenas gerenciamento de documentos, dá aos contadores as ferramentas necessárias para automatizar o recebimento de faturas e para processar o documento eletronicamente, armazenar com segurança e procurar rapidamente. As maiores vantagens para as empresas é o encaminhamento automatizado das faturas digitais para os locais responsáveis, resultando em uma liberação rápida das faturas. Os períodos de desconto são respeitados, economizando de dois a três por cento no total da fatura.

 

Melhorar o processo de compra com formulários Web

Por vezes há um longo caminho a percorrer entre a compra e a fatura. A fim de evitar a perda de informações ao longo do caminho e processar encomendas tão rapidamente quanto possível, é bastante útil integrar o processo de compra no sistema de gerenciamento de documentos. Com os módulos DocuWare Forms, Task Manager e Workflow Manager, você pode tornar o processo de compra ainda mais fácil automatizando diversas etapas.
Comece por configurar um formulário para ordens de compra no DocuWare Forms com apenas alguns cliques do mouse.

 

Acabar com a pilha de trabalho pendente: Controlar eletronicamente os processos

Os documentos são a base de todos os negócios, em todas as empresas. E, por vezes, os documentos importantes têm um longo caminho a percorrer. Assim sendo, facilmente os processos começam a se acumular. O DocuWare, por sua vez, leva os seus documentos, sem desvios, até o destino certo – eletronicamente! Cada documento está sempre exatamente onde é necessário. Cada colaborador fica sabendo imediatamente quando tem que trabalhar em determinado documento. Veja como o DocuWare funciona assistindo a nossos tutoriais resumidos:

 

Contabilidade sem papel graças ao gerenciamento eletrônico de documentos

Todas as empresas, tanto indústrias, como comerciantes e fornecedores de serviços, criam e recebem uma grande quantidade de guias de remessas, faturas e encomendas. Todos estes documentos precisam ser enviados para o departamento de contabilidade. Sem um gerenciamento eletrônico de documentos, gasta-se muito tempo e dinheiro.

Se você perguntar para um contador quanto tempo demora para buscar um documento de papel do armário de arquivos, ele provavelmente irá estimar em uns dois minutos. Mas ele se esquecerá dos casos em que o documento foi guardado incorretamente ou quando o documento não está mais no escritório do contador e foi enviado, por exemplo, para o depósito do arquivo. Ele poderá voltar do arquivo com o documento depois de uns dez minutos, isso se ele não parar para tomar um café ou parar para conversar com um colega que ele encontrou no caminho. Caso contrário, o processo de busca pode demorar facilmente 20 minutos, ou mais. E talvez outra pessoa precisou do mesmo documento e o documento está na mesa desta pessoa.

 

Cinco formas de economizar tempo com o Gerenciamento de documentos

É sensato que as empresas usem táticas para aumentar a eficiência e produtividade, especialmente quando aplicadas de forma ampla, em vez de somente em um departamento específico ou na equipe de projetos.

Os sistemas de gerenciamento de documentos (ou gerenciamento de conteúdo empresarial) oferecem diversos ganhos em eficiência e, como estão intimamente integrados com o resto de sua infraestrutura de TI, podem economizar tempo por toda sua empresa.

 

Versão 6.8 do DocuWare já disponível

A versão 6.8 do DocuWare é mais um marco no desenvolvimento do seu sistema de Enterprise Content Management. Pela primeira vez, está disponível a funcionalidade Client completa no moderno Web Client. A substituição do Windows Client abre caminho para novas tecnologias e uma facilidade de uso ainda maior. A versão 6.8 do DocuWare oferece três novos módulos ou aplicativos, assim como diversas melhorias de detalhes. Um destaque é o novo módulo DocuWare Forms para formulários eletrônicos.

 

Dicas de fluxo de trabalho digital para qualquer escritório

Algumas empresas têm dificuldades com o gerenciamento de seu fluxo de trabalho digital: Conforme documentos e dados são enviados e recebidos, informações são perdidas e uma ausência de estrutura pode resultar em etapas redundantes prejudiciais à produtividade de sua organização.

Como garantir que os documentos corretos estão sendo enviados para as pessoas certas no momento certo? 

 

 

 

Os silos de documentos estão afetando sua Eficiência processual?

Quando há carência de acesso a documentos empresarias que seus funcionários precisam, é criada uma obstrução à sua produtividade e à eficiência dos processos. Veja aqui um exemplo: Suponhamos que um secretário contábilassistente de finanças faça uma ligação para um de seus clientes para perguntar por que uma fatura atrasada ainda não foi paga. O cliente responde: "Bem, o produto que recebemos não é exatamente o que o vendedor prometeu na proposta".

 

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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