Assim seu escritório deixará de usar papel

A ideia do “escritório sem papel” soa muito bem. Mas existem bons motivos para que esta ideia, apesar de já ter trinta anos, ainda não seja uma prática diária em muitas empresas.

 

7 obstáculos no caminho do escritório sem papel

Quem abdica do papel no trabalho de escritório tem claras vantagens competitivas. No entanto, quer grandes grupos empresariais, quer também as pequenas empresas hoje raramente conseguem prescindir inteiramente do papel no seu dia a dia. Isso tem diversos motivos.
 

As 5 perguntas mais importantes que devem ser colocadas a fornecedores de DMS

Se uma pequena ou média empresa (PME) estiver procurando uma solução para seus problemas na gestão de documentos, geralmente a primeira pergunta é: Quanto custa o DMS? Se for muito caro, os problemas continuam porque se hesita em investir no novo sistema. Caso se decida por um DMS barato, segue-se a implementação apressada e mal feita e, em regra, são eliminadas somente algumas poucas das grandes vulnerabilidades.

 

Início do DMS sem bloqueio na análise

Se uma empresa quiser aumentar a eficiência e a produtividade de seus colaboradores, então deverá introduzir, o mais depressa possível, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Quanto mais cedo o DMS puder ser usado, mais se beneficiam as empresas.
 

Utilização de DMS em empresas de médio porte: 4 dicas práticas

Ao usarem um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) pela primeira vez, alguns empresários com certeza elaboram previamente uma estratégia de DMS. No entanto, isso não é prática comum.
As empresas usam diariamente grandes quantidades de informações de diferentes fontes e nos mais diversos formatos, entre os quais se encontram os documentos clássicos de papel, arquivos eletrônicos e e-mails. Normalmente essas informações são acumuladas em diversos lugares: contas de e-mail, armários de arquivo e unidades de rede, que se transformam em enormes ilhas de dados.
 

Integração: programando para a DocuWare


Você está interessado em integrar a DocuWare em seus próprios aplicativos para automatizar as tarefas e aumentar sua eficiência? Independentemente de ser um programa, site ou aplicativo, é fácil. E as possibilidades de integrar os recursos da DocuWare são praticamente infinitas!

 

Um DMS sozinho não é o suficiente para um gerenciamento eficaz de arquivos

Um bom sistema de gerenciamento de arquivos garante eficácia na contabilidade. A última geração é um gerenciamento eletrônico e moderno de documentos, mesmo se no passado diversos procedimentos e sistemas bastavam para o gerenciamento dos documentos de contabilidade, como gerenciamento dos registros ou Records Management. Muitos contadores ainda precisam trabalhar hoje com sistemas antigos, seja porque a empresa ainda não tem um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ou porque ele não é usado.

 

Contabilidade sem papel graças ao gerenciamento eletrônico de documentos

Todas as empresas, tanto indústrias, como comerciantes e fornecedores de serviços, criam e recebem uma grande quantidade de guias de remessas, faturas e encomendas. Todos estes documentos precisam ser enviados para o departamento de contabilidade. Sem um gerenciamento eletrônico de documentos, gasta-se muito tempo e dinheiro.

Se você perguntar para um contador quanto tempo demora para buscar um documento de papel do armário de arquivos, ele provavelmente irá estimar em uns dois minutos. Mas ele se esquecerá dos casos em que o documento foi guardado incorretamente ou quando o documento não está mais no escritório do contador e foi enviado, por exemplo, para o depósito do arquivo. Ele poderá voltar do arquivo com o documento depois de uns dez minutos, isso se ele não parar para tomar um café ou parar para conversar com um colega que ele encontrou no caminho. Caso contrário, o processo de busca pode demorar facilmente 20 minutos, ou mais. E talvez outra pessoa precisou do mesmo documento e o documento está na mesa desta pessoa.

 

Cinco erros a serem evitados na escolha de um Sistema de gerenciamento de documentos

Quando não param de aparecer gabinetes de arquivos por todos os cantos e as gavetas começam a transbordar com papéis, é hora de buscar um sistema de gerenciamento de documentos. Mas tenha cuidado. Muitas organizações cometem erros dispendiosos ao escolher seus fornecedores e plataformas. Passado algum tempo, aquilo que era considerado uma solução completa pode acabar por não resolver todos os problemas de documentos de sua organização.

Esses erros são simples de evitar, uma vez que sejam identificados.

 
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