Outlook: Indexação automática e armazenamento de e-mail

Você recebe milhares de e-mails e depois passa horas organizando suas pastas no Outlook? Com o DocuWare, você pode identificar, indexar e arquivar automaticamente e-mails importantes na pasta, sem precisar abrir o e-mail de novo. Isso também se aplica a subpastas.

 

Para que seu gerenciamento de documentos seja um êxito

Ao selecionar um sistema de Enterprise Content Management, poucos sabem quais os recursos e as funções importantes para sua empresa. Cada empresa está perante desafios diferentes, que mudam com o tempo. Por isso, ao procurar uma solução de ECM adequada, não é só necessário satisfazer os critérios do caderno de encargos. É igualmente importante que a solução, graças a tecnologias inovadoras, acompanhe as novas ou crescentes exigências.

Por isso, ao mudar para o gerenciamento digital de documentos e na seleção de um sistema, é importante verificar se as 5 inovações seguintes já se encontram adequadamente implementadas:
 

É simples: alterar configurações de digitalização

Os documentos em papel estão presentes em muitos processos empresariais. Se você tiver tipos de documentos semelhantes que precisem ser digitalizados e importados para o DocuWare com as mesmas configurações, você pode simplificar esse processo substancialmente: apenas precisa definir várias configurações de digitalização que você pode selecionar com o mouse de uma maneira muito simples. Mesmo para muitos documentos individuais com muitas diferenças, esta abordagem pode reduzir o volume de trabalho de digitalização.

 

DocuWare Mobile - Terceira geração

O desenvolvimento de aplicações móveis tem grande tradição na DocuWare: Já em 2011 surgiu a primeira aplicação para smartphone, que permitia exibir, editar e carimbar documentos arquivados. Com o PaperScan, o DocuWare Mobile II e o DocuWare Hub, seguiram-se mais aplicações para gerenciamento móvel de documentos. E agora a terceira geração de DocuWare Mobile está chegando às lojas. Com a aplicação recauchutada, você pode participar em fluxos de trabalho baseados em documentos diretamente a partir de seu smartphone.

 

Indexar automaticamente os documentos antes do arquivamento

Economiza muito tempo com a indexação automática. A introdução manual é suprimida e os dados de indexação consistentes. No Windows Client DocuWare o Reconhecimento garante a indexação automática da caixa postal. No Web Client DocuWare atual e com uma configuração de importação é possível indexar os documentos logo no escaneamento e na importação, o que significa que tem mais opções de automatização de arquivamento.

 

Vídeo tutorial: Gerenciamento perfeito de e-mails

Constantemente você recebe e-mails de clientes e colegas com informações importantes. No entanto, normalmente eles ficam escondidos em diversas pastas do Outlook entre uma chuva de e-mails. Mesmo após um curto período de tempo, é difícil encontrar os e-mails que você precisa no momento. O gerenciamento perfeito de e-mails é bem diferente. Com o DocuWare, os e-mails são guardados em uma plataforma central junto com todos os outros documentos.

 
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