Contabilidade sem papel graças ao gerenciamento eletrônico de documentos

Todas as empresas, tanto indústrias, como comerciantes e fornecedores de serviços, criam e recebem uma grande quantidade de guias de remessas, faturas e encomendas. Todos estes documentos precisam ser enviados para o departamento de contabilidade. Sem um gerenciamento eletrônico de documentos, gasta-se muito tempo e dinheiro.

Se você perguntar para um contador quanto tempo demora para buscar um documento de papel do armário de arquivos, ele provavelmente irá estimar em uns dois minutos. Mas ele se esquecerá dos casos em que o documento foi guardado incorretamente ou quando o documento não está mais no escritório do contador e foi enviado, por exemplo, para o depósito do arquivo. Ele poderá voltar do arquivo com o documento depois de uns dez minutos, isso se ele não parar para tomar um café ou parar para conversar com um colega que ele encontrou no caminho. Caso contrário, o processo de busca pode demorar facilmente 20 minutos, ou mais. E talvez outra pessoa precisou do mesmo documento e o documento está na mesa desta pessoa.

 

Cinco formas de economizar tempo com o Gerenciamento de documentos

É sensato que as empresas usem táticas para aumentar a eficiência e produtividade, especialmente quando aplicadas de forma ampla, em vez de somente em um departamento específico ou na equipe de projetos.

Os sistemas de gerenciamento de documentos (ou gerenciamento de conteúdo empresarial) oferecem diversos ganhos em eficiência e, como estão intimamente integrados com o resto de sua infraestrutura de TI, podem economizar tempo por toda sua empresa.

 

Dicas de fluxo de trabalho digital para qualquer escritório

Algumas empresas têm dificuldades com o gerenciamento de seu fluxo de trabalho digital: Conforme documentos e dados são enviados e recebidos, informações são perdidas e uma ausência de estrutura pode resultar em etapas redundantes prejudiciais à produtividade de sua organização.

Como garantir que os documentos corretos estão sendo enviados para as pessoas certas no momento certo? 

 

 

 

Os silos de documentos estão afetando sua Eficiência processual?

Quando há carência de acesso a documentos empresarias que seus funcionários precisam, é criada uma obstrução à sua produtividade e à eficiência dos processos. Veja aqui um exemplo: Suponhamos que um secretário contábilassistente de finanças faça uma ligação para um de seus clientes para perguntar por que uma fatura atrasada ainda não foi paga. O cliente responde: "Bem, o produto que recebemos não é exatamente o que o vendedor prometeu na proposta".

 

 

Cinco erros a serem evitados na escolha de um Sistema de gerenciamento de documentos

Quando não param de aparecer gabinetes de arquivos por todos os cantos e as gavetas começam a transbordar com papéis, é hora de buscar um sistema de gerenciamento de documentos. Mas tenha cuidado. Muitas organizações cometem erros dispendiosos ao escolher seus fornecedores e plataformas. Passado algum tempo, aquilo que era considerado uma solução completa pode acabar por não resolver todos os problemas de documentos de sua organização.

Esses erros são simples de evitar, uma vez que sejam identificados.

 

Usando a análise de processos empresariais para acelerar seu fluxo de trabalho

Se sua empresa possui alguns funcionários em um escritório central e outros espalhados por locais de projetos remotos, é comum que processos que pareçam simples se tornem lentos e ineficientes.

Suponhamos que você tem uma empresa de construção baseada em São PauloFrancisco mas está trabalhando em uma construção no Rio de Janeiroem Nova Iorque. Seus fornecedores e empreiteiras provavelmente enviam faturas e pagamentos para o seu escritório principal, enquanto os engenheiros que precisam verificá-los e aprová-los estão No Rio de Janeiroem Nova Iorque. O resultado desse manuseio contínuo é que a coordenação da aprovação leva mais tempo e consome mais energia.

 

9 segredos sobre o Gerenciamento de documentos empresariais revelados

Muitas empresas e organizações encontram-se atualmente subjugadas a um fardo invisível: o gerenciamento de documentos ineficiente que consome recursos e desperdiça o tempo de seus funcionários.

 

O que o Gerenciamento digital de documentos tem a oferecer para sua empresa?

Se você andar por seu escritório hoje e ver alguém procurando algo em uma pilha de documentos de papel, isso significa que essa pessoa não está fazendo seu verdadeiro trabalho. Nenhuma empresa contrataria pessoas somente para organizar papéis. Funcionários são contratados para lidar com importantes tarefas em contabilidade, engenharia e vendas, para citar apenas algumas.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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