Porque é que a arquitetura do DMS tem de estar preparada para o futuro

É possível que para uma empresa seja suficiente apenas um software simples de gerenciamento de documentos em um único posto de trabalho. Por outro lado, existem sistemas com os quais vários milhares de usuários em diversas subsidiárias de um grande grupo processam muitos milhões de documentos. Para que o DMS acompanhe com eficiência as contínuas alterações nas necessidades da empresa nos anos seguintes, é preciso levar em consideração cinco fatores:

 

Para que seu gerenciamento de documentos seja um êxito

Ao selecionar um sistema de Enterprise Content Management, poucos sabem quais os recursos e as funções importantes para sua empresa. Cada empresa está perante desafios diferentes, que mudam com o tempo. Por isso, ao procurar uma solução de ECM adequada, não é só necessário satisfazer os critérios do caderno de encargos. É igualmente importante que a solução, graças a tecnologias inovadoras, acompanhe as novas ou crescentes exigências.

Por isso, ao mudar para o gerenciamento digital de documentos e na seleção de um sistema, é importante verificar se as 5 inovações seguintes já se encontram adequadamente implementadas:
 

5 dicas para a seleção de ECM

Na área de TI há sempre tecnologias que ficam rapidamente obsoletas e trazem mais problemas do que proveitos. Isso é dinheiro deitado pela janela fora. Perante a diversidade de sistemas de Enterprise Content Management (ECM) existente no mercado, é difícil selecionar o produto certo. O que deve uma empresa levar em consideração antes de introduzir o ECM?
 

Contabilidade sem papel graças ao gerenciamento eletrônico de documentos

Todas as empresas, tanto indústrias, como comerciantes e fornecedores de serviços, criam e recebem uma grande quantidade de guias de remessas, faturas e encomendas. Todos estes documentos precisam ser enviados para o departamento de contabilidade. Sem um gerenciamento eletrônico de documentos, gasta-se muito tempo e dinheiro.

Se você perguntar para um contador quanto tempo demora para buscar um documento de papel do armário de arquivos, ele provavelmente irá estimar em uns dois minutos. Mas ele se esquecerá dos casos em que o documento foi guardado incorretamente ou quando o documento não está mais no escritório do contador e foi enviado, por exemplo, para o depósito do arquivo. Ele poderá voltar do arquivo com o documento depois de uns dez minutos, isso se ele não parar para tomar um café ou parar para conversar com um colega que ele encontrou no caminho. Caso contrário, o processo de busca pode demorar facilmente 20 minutos, ou mais. E talvez outra pessoa precisou do mesmo documento e o documento está na mesa desta pessoa.

 

Cinco erros a serem evitados na escolha de um Sistema de gerenciamento de documentos

Quando não param de aparecer gabinetes de arquivos por todos os cantos e as gavetas começam a transbordar com papéis, é hora de buscar um sistema de gerenciamento de documentos. Mas tenha cuidado. Muitas organizações cometem erros dispendiosos ao escolher seus fornecedores e plataformas. Passado algum tempo, aquilo que era considerado uma solução completa pode acabar por não resolver todos os problemas de documentos de sua organização.

Esses erros são simples de evitar, uma vez que sejam identificados.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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