Assim todos se beneficiam com o ECM

Com a introdução de um sistema para o Enterprise Content Management (ECM), o departamento de contabilidade obtém imensas vantagens com uma maior eficiência e reduções de custos. Se for corretamente implementado, o investimento no ECM tem uma grande rentabilidade. É possível que outros departamentos mostrem menos entusiasmo e alguma relutância em aceitar a ideia do ECM por não perceberem como é que o ECM se adequa ao seu mundo de trabalho.

 

Contas em formato eletrônico e em papel numa ordem

Você recebe cada vez mais contas por e-mail. E também vêm os comprovantes, que você digitaliza com o smartphone ou baixa através de um link na internet. Sem mencionar as contas em papel, que a área de correspondências da sua empresa digitaliza. Como você faz para colocar todas essas contas num arquivo do DocuWare, onde possa acompanhar a mesma ordem?

 

Onde gerenciamento de documentos vale a pena

Quem investe uma vez para reduzir os gastos, se beneficia todos os dias, as economias são diversas. Se for feito um investimento no isolamento de uma casa ou em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), os gastos no primeiro ano não serão comparados com as economias nos gastos de aquecimento ou pelo aumento de eficiência dos processos de negócios, mas sim a longo prazo. A beleza disso: A partir deste momento, o investimento rende juros a cada ano.

 

Planejamento financeiro e planejamento fiscal facilitados

A qualidade do planejamento financeiro de uma empresa depende muito do gerenciamento dos documentos de contabilidade. Se for difícil acessar as informações necessárias, porque elas estão empilhadas em papeis em armários de arquivos, são previstos problemas no planejamento de gastos, orçamento e liquidação, e também são previstas dificuldades nas auditorias e verificações fiscais.

 

Porque os contadores devem ser pioneiros no ECM


Sistemas importantes de TI, como um Enterprise Content Management (ECM) foram introduzidos aos poucos nas empresas. Em algumas tecnologias, fica óbvio em quais departamentos ou com quais projetos a introdução deve começar. Mas como deve ser priorizada uma implementação de ECM, se todos os departamentos da empresa se beneficiam?

 

ECM - mais eficiência na contabilidade


Um bom departamento de contabilidade se diferencia de um medíocre pelos processos automatizados e eficientes. Isso ficou claro em um estudo da Aberdeen Group, que foi realizado com mais de 180 empresas. Na área de contas a pagar, a diferença era visível entre os departamentos bem organizados (top 20 por cento dos entrevistados) e mal organizados (30 por cento interior).

 

Um DMS sozinho não é o suficiente para um gerenciamento eficaz de arquivos

Um bom sistema de gerenciamento de arquivos garante eficácia na contabilidade. A última geração é um gerenciamento eletrônico e moderno de documentos, mesmo se no passado diversos procedimentos e sistemas bastavam para o gerenciamento dos documentos de contabilidade, como gerenciamento dos registros ou Records Management. Muitos contadores ainda precisam trabalhar hoje com sistemas antigos, seja porque a empresa ainda não tem um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) ou porque ele não é usado.

 

ECM – Turbo para o recebimento de faturas

Enterprise Content Management é considerado corretamente como o melhor método para tornar o processamento de faturas recebidas mais eficiente e econômico. ECM, chamado também de apenas gerenciamento de documentos, dá aos contadores as ferramentas necessárias para automatizar o recebimento de faturas e para processar o documento eletronicamente, armazenar com segurança e procurar rapidamente. As maiores vantagens para as empresas é o encaminhamento automatizado das faturas digitais para os locais responsáveis, resultando em uma liberação rápida das faturas. Os períodos de desconto são respeitados, economizando de dois a três por cento no total da fatura.

 
9-conseils-pour-rationaliser-les-processus-de-comptabilite
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