Reduzir os custos operacionais para uma maior eficiência

Betriebskosten_sparen.jpgA definição de uma abordagem é um contributo criativo para o êxito das novas operações de uma empresa. Por outro lado, a cobrança de contas, o pagamento das faturas ou a solicitação de confirmações de encomendas são tarefas de rotina aborrecidas que, porém, também são essenciais para o êxito da empresa. Os documentos criados nestas tarefas muito diversificadas são tão importantes quanto as próprias tarefas em si, e eles têm de ser gerenciados e arquivados.

Este gerenciamento de documentos tem custos associados, mas esses custos não são incontornáveis, sobretudo se forem usados sistemas de gerenciamento de documentos (DMS). Isso é uma boa notícia para todos os empresários e os chefes de TI que procuram sempre possibilidades de racionalização. Cada melhoria que permita aos colaboradores encontrarem documentos com maior rapidez torna a equipe mais eficiente e diminui os custos operacionais. O gerenciamento digital de documentos, também conhecido como Enterprise Content Management ou ECM, diminui os custos sustentavelmente. Tecnologias e métodos modernos permitem eliminar ou simplificar rotinas cansativas e demoradas por meio de automatismos. Assim se economiza sobretudo nestes cinco pontos:
  1. Espaço de armazenamento: Quem muda de processos baseados em papel para o gerenciamento digital de documentos já não tem de comprar armários de arquivo nem estantes e, por conseguinte, já não desperdiça espaço nos escritórios e na sala de arquivo. Também são eliminados os custos de salas de arquivo adicionais e deixa de ser necessário material de escritório como pastas e grampeadores.
  2. Fotocopiar e imprimir: Quando se deixa de usar papel, também já não é mais preciso fazer várias fotocópias de um documento para o disponibilizar a vários departamentos ou para arquivar em vários sítios. Existe somente uma cópia mestre eletrônica do documento, que está gravada no acervo central de documentos da empresa, ficando aí acessível a todos os colaboradores autorizados. Do mesmo modo, também não é mais necessário imprimir os documentos enviados a clientes ou fornecedores para serem arquivados na empresa. Isso poupa tempo e dinheiro em impressões.
  3. Horas de trabalho: O gerenciamento digital de documentos melhora visivelmente a eficiência porque os colaboradores gastam muito menos tempo a guardar documentos e a procurar informações. Em vez de minutos ou até horas, isso agora somente demora alguns segundos graças ao ECM. Além disso, já não existem incertezas quanto à atualidade da informação, ao contrário do que acontece no caso de versões diferentes de um documento em papel.
  4. Execução dos processos: Os fluxos de trabalho digitais tornam muitos processos empresariais mais enxutos e rápidos, por exemplo, no departamento de contabilidade, de vendas, de recursos humanos ou no serviço ao cliente. Dependendo do departamento, estes fluxos de trabalho podem, por exemplo, acelerar a entrada de pagamentos, baixar os custos de aquisição, aumentar a satisfação do cliente ou reforçar a ligação dos colaboradores à empresa.
  5. Segurança e prevenção contra catástrofes: Com o gerenciamento digital de documentos, os backups são simples e pouco dispendiosos. Os documentos eletrônicos podem ser gravados automaticamente, também em outros locais. Isso contribui decisivamente para a continuação da atividade da empresa, mesmo após catástrofes naturais ou falhas graves de segurança. Deixa de ser necessário investir em salas de arquivo seguras contra catástrofes, e deixam de existir tempos de espera por documentos que se tem de ir buscar a essa sala.
Ou seja: se uma empresa depender ainda do papel em seus processos empresariais, os custos operacionais são claramente mais elevados do que poderiam ser. Para reduzir esses custos, vale a pena dar uma olhada nos cinco potenciais de poupançareferidos. Além disso, o gerenciamento digital de documentos também pode ajudar a aproveitar novas oportunidades de negócio e a acelerar o crescimento da empresa.

Tópicos: Efficiency, Workflow, Disaster Recovery