Porque os contadores devem ser pioneiros no ECM


advantages-paperless-accounting_blog.jpgSistemas importantes de TI, como um Enterprise Content Management (ECM) foram introduzidos aos poucos nas empresas. Em algumas tecnologias, fica óbvio em quais departamentos ou com quais projetos a introdução deve começar. Mas como deve ser priorizada uma implementação de ECM, se todos os departamentos da empresa se beneficiam?

A pergunta é muito importante porque um dos principais motivos do ECM ou do gerenciamento eletrônico de documentos é diminuir a quantidade de papeis nas mesas. O trabalho com papel é uma carga cara e ineficaz para todas as empresas. É uma carga que um sistema ECM alivia para todos os funcionários, desde o CEO até os estagiários, dos vendedores aos engenheiros, dos auxiliares administrativos até o departamento de recursos humanos.

Mas existem boas razoes para o ECM ser implementado primeiro na contabilidade. Aqui o investimento do ECM se amortiza mais rápido, porque ele é implementado no departamento que normalmente lida com mais papel, muitas faturas ainda chegam pelo correio. E quantas vezes os contadores criam faturas no computador, as imprimem e as enviam por correio. Se for para ir mais rápido, a fatura é escaneada e é enviada manualmente por e-mail. Isso está muito longe do gerenciamento eletrônico de documentos.

Na contabilidade existem procedimentos complexos de relato e documentação que consomem muito papel, digitalmente estes procedimentos são muito mais simples, rápidos e possuem uma menor taxa de erro.
Além disso, o ECM é adequado para necessidades específicas da contabilidade: O trabalho rigoroso e estruturado, muitas vezes com formulários e planilhas ou com “conteúdo” definido pela lei. Autoridades fiscais ou aduaneiras, que estão relacionados com a contabilidade, informam claramente quando e como determinados documentos devem ser criados, armazenados, atualizados e enviados. Ao cumprir os prazos, o ECM também ajuda a não esquecer ou ignorar nada.

Para garantir o “compliance”, o contador precisa garantir a segurança dos dados e restringir o acesso à diversos documentos, para proteger contra roubo, falsificação ou destruição. O ECM faz isso quase automaticamente.

Além disso, o ECM ajuda a contabilidade a utilizar os prazos de desconto, porque as faturas recebidas são processadas com muito mais rapidez. Com a organização melhorada e a prevenção de pagamentos em excesso, a estrutura de gastos e o fluxo de caixa são melhorados. Com isso, o ECM faz uma contribuição direta na rentabilidade de toda a empresa. Este é o melhor argumento para justificar a prioridade da contabilidade na implementação gradual do ECM: Neste departamento, o ECM reduz muito o consumo de papel e traz as maiores vantagens. Não apenas para os funcionários deste departamento, mas vantagens para toda a empresa.

 

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Tópicos: Compliance, Implementation, Accounting and Finance, Team Productivity