Porque é que a arquitetura do DMS tem de estar preparada para o futuro

Future_Web.jpgÉ possível que para uma empresa seja suficiente apenas um software simples de gerenciamento de documentos em um único posto de trabalho. Por outro lado, existem sistemas com os quais vários milhares de usuários em diversas subsidiárias de um grande grupo processam muitos milhões de documentos. Para que o DMS acompanhe com eficiência as contínuas alterações nas necessidades da empresa nos anos seguintes, é preciso levar em consideração cinco fatores:


1. Interfaces de usuário modernas, móveis e baseadas na web: quer com um Mac ou um PC com Windows, quer com um tablet ou também com um smartphone, independentemente do dispositivo de comunicação, deverá ser possível acessar os documentos. Um DMS limitado a uma plataforma cliente freia a produtividade dos colaboradores e restringe a empresa na configuração futura do posto de trabalho digital. Uma flexibilidade máxima só é possível com um DMS compatível com todos os navegadores normalmente utilizados, inclusive com o atual padrão HTML5. Esta arquitetura permite que os documentos sejam acessados a partir de qualquer dispositivo que disponha de um navegador e esteja conectado à internet. Além disso, esta arquitetura torna mais fácil acompanhar o contínuo desenvolvimento dinâmico dos dispositivos de comunicação. E se estiver planejada uma ampliação do uso móvel de DMS, também devem ser suportados aplicativos nativos iOS e Android.

2. Padrões abertos de comunicação: para que o futuro esteja assegurado, as interfaces do DMS devem permitir uma comunicação com programas Windows, clientes web HTML5 e aplicativos nativos em dispositivos móveis. Por isso, os padrões abertos de comunicação são tão obrigatórios como os protocolos padrão HTTP/HTTPS em conjugação com REST (Representational State Transfer).

3. Compatibilidade tanto com soluções em nuvem como com servidores no local: na aquisição de um DMS também é necessário confirmar que ele é compatível com todos os servidores de bancos de dados importantes, sobretudo também as versões atuais de Windows e os sistemas de banco de dados Microsoft SQL, MySQL e Oracle. Mesmo que atualmente não esteja prevista uma transferência dos documentos para a nuvem, deverá ser selecionado um produto de DMS que, além de em diversos servidores no local, também possa ser operado como solução perfeita de SaaS na nuvem.

4. A multilocação (multi-tenancy) também é sempre um aspecto importante da arquitetura de DMS, se várias organizações trabalharem com o DMS. A multilocação é um pré-requisito básico para um DMS operado como Software as a Service ou solução de nuvem, mas também é importante se o DMS for usado em um empresa por várias subsidiárias ou áreas empresariais independentes. A multilocação permite um uso eficiente de recursos (porque são comuns), mas separa claramente os recursos do sistema que são usados por diversos locatários. Isto garante a segurança dos dados e um faturamento transparente. Cada locatário tem suas próprias pastas de arquivamento, seus usuários e direitos de acesso e trabalha com seus fluxos de trabalho específicos, suas configurações de sistema e suas prioridades, sem prejudicar outros locatários.

5. Escalabilidade: um bom DMS permite um início cuidadoso no gerenciamento digital de documentos. Assim que esse início tiver bons resultados com poucos usuários em um primeiro departamento, o uso do DMS pode ser progressivamente ampliado a outros departamentos, sem que o número crescente de usuários ou o aumento no volume de arquivamento prejudique o desempenho. Esta flexibilidade é assegurada por uma arquitetura de DMS que concretize todos os acessos a documentos e as operações de usuários via serviços.

Em um pequeno cenário de DMS, todos estes serviços podem ser implementados em conjunto com o banco de dados, a baixo custo, em um único servidor. Se o DMS crescer, os serviços e o banco de dados passam simplesmente a ser operados em vários servidores. Para melhorar o balanceamento de carga e prevenir falhas, cada serviço em grandes ambientes de DMS pode ser prestado por várias instâncias distribuídas por diversos servidores. Independentemente do tamanho do DMS, esta arquitetura orientada a serviços garante a necessária flexibilidade e escalabilidade.

Em última análise, uma verdadeira arquitetura de DMS com multilocação, estrutura orientada a serviços e interfaces uniformes para aplicações web e móveis é o pré-requisito decisivo para investimentos com futuro garantido e um gerenciamento digital de documentos robusto e eficiente. É indiferente a rapidez com que a empresa cresce. O DMS pode acompanhar esse crescimento sem problemas e ajustar-se aos novos requisitos. Sem problemas significa: sem modificações dispendiosas nem treinamentos demorados.

Tópicos: Document Management Selection, Technology, Architecture