Planejamento financeiro e planejamento fiscal facilitados

document-management-accounting.jpgA qualidade do planejamento financeiro de uma empresa depende muito do gerenciamento dos documentos de contabilidade. Se for difícil acessar as informações necessárias, porque elas estão empilhadas em papeis em armários de arquivos, são previstos problemas no planejamento de gastos, orçamento e liquidação, e também são previstas dificuldades nas auditorias e verificações fiscais.


Todas as empresas na Alemanha são obrigadas por lei a armazenar os documentos de negócios por um determinado período. Dependendo do tipo de documento, o período vai de seis a dez anos. Os documentos que devem ser armazenados por mais tempo possuem duas desvantagens: A primeira são os gastos do local de armazenamento e gerenciamento de documentos, a segunda é que dão indicações desnecessárias de reclamações para os auditores, porque eles podem usar todos os documentos disponíveis.


Muitas empresas não destroem os documentos, mesmo após o período obrigatório de armazenamento. Muitas vezes, isso dificulta o tipo de armazenamento ou arquivamento, porque este é normalmente um processo manual tedioso. Já com o “Records Management” de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), é possível fazer uma retenção automática e precisa pelo período obrigatório de armazenamento de cada documento. Por exemplo, os metadados de um documento ao gravar o arquivo eletrônico podem ser adicionados por fluxo de dados para a data de criação ou de recepção, como tipo de documentos, seja fatura ou balanço.


Depois disso, o DMS cuida do documento eletrônico. Após o período obrigatório de armazenamento, o documento velho é excluído automaticamente ou é exportado para um arquivo separado de histórico. Isso facilita a preparação de auditorias e verificações fiscais. Com os documentos em papel, estas tarefas são normalmente uma tortura, tanto para o contador como para o auditor. Para verificar, por exemplo, todas as faturas de 2010, o auditor recebe as pastas correspondente do arquivo e trabalha com montanhas de papel.


A contabilidade é preparada melhor com um DMS. As perguntas do auditor podem ser respondidas com precisão, nenhum documento desnecessário é armazenado por mais tempo do que o necessário. Ao invés de receber pastas com os documentos do ano inteiro, o auditor recebe as informações desejadas em um DVD, e somente estas informações; este DVD é gravado somente com os resultados da consulta do DMS. Isso facilita tanto o trabalho do contador como do auditor.


Além disso, um DMS melhora a proteção de dados e a segurança dos dados financeiros confidenciais na contabilidade. Com isso, é possível restringir o acesso a determinados documentos, de modo que somente pessoas autorizadas possam processá-los. Os controles de contabilidade e as auditorias mostram quem usou quais documentos e quando. Isso é importante para os sistemas de controle internos (IKS) e os sistemas de gerenciamento de risco (RMS), que são prescritos tanto pela KonTraG, GoBD, IFRS e HGB como pela lei americana Sarbanes-Oxley Act e pelas suas correspondentes europeias e japonesas EuroSOX e J-SOX.


As análises de custos podem ser melhoradas com as informações incluídas pelo DMS que não estão disponíveis no sistema ERP. Isso pode ser, por exemplo, detalhes de pagamentos que vão além da data e do valor, que estão nos documentos de faturas ou na correspondência acompanhante e estão armazenados no arquivo eletrônico. Com ajuda do DMS, é possível analisar as estruturas de gastos de forma mais detalhada, porque também pode ser considerada a influência de outros fatores, como, atraso na entrega ou reclamações. Estas informações adicionais ajudam muito no planejamento de gastos, quem sabe o que, porque foi gasto mais dinheiro no passo do que o previsto e também a tomar decisões melhores nos investimentos ou compras futuras.

Tópicos: Accounting, Security