Para que seu gerenciamento de documentos seja um êxito

Erfolg_41408032_Web.jpgAo selecionar um sistema de Enterprise Content Management, poucos sabem quais os recursos e as funções importantes para sua empresa. Cada empresa está perante desafios diferentes, que mudam com o tempo. Por isso, ao procurar uma solução de ECM adequada, não é só necessário satisfazer os critérios do caderno de encargos. É igualmente importante que a solução, graças a tecnologias inovadoras, acompanhe as novas ou crescentes exigências.

Por isso, ao mudar para o gerenciamento digital de documentos e na seleção de um sistema, é importante verificar se as 5 inovações seguintes já se encontram adequadamente implementadas:

1. Interface de usuário baseada em navegador: Antigamente, os sistemas de ECM exigiam instalações complicadas de software no computador do local de trabalho. Para se tornar independente do hardware, o usuário hoje deverá poder trabalhar com o navegador ou um cliente web. Ao escolher, é necessário confirmar que no cliente web estão disponíveis todas as funções do sistemas de ECM sem limitações. Deste modo, o usuário obtém um acesso simples e intuitivo aos documentos, tal como está habituado em aplicativos modernos da internet. O cliente web assegura não só um trabalho independente da plataforma, como também facilita a familiarização com o sistema de ECM.

2. Infraestrutura econômica em nuvem: Até agora, os sistemas de ECM eram normalmente operados em um centro de dados próprio da empresa. No entanto, cada vez mais empresas optam por se beneficiar com as vantagens da nuvem, na forma de “Software as a Service”. Essas soluções de SaaS, que combinam tecnologia de nuvem e de navegador, prometem grandes vantagens em termos de custos. O pré-requisito é elas serem escaláveis, orientadas a serviços e multilocatárias. Alguns fabricantes oferecem soluções quer de nuvem, quer internas. Isso é útil sobretudo para empresas que, devido a requisitos de conformidade e de proteção de dados, necessitem de soluções híbridas.

3. Aplicativos móveis: A edição de documentos deverá também ser possível com o smartphone ou o tablet. Ao selecionar o sistema de ECM, é preciso assegurar que funções importantes como inserir documentos, acessar, encaminhar e arquivar também possam ser executadas em modo móvel, inclusive em todas as plataformas relevantes (Android, iOS e Windows Phone).
Com o aplicativo empresarial gratuito PaperScan, por exemplo, insere-se um recibo diretamente no sistema usando a câmara do smartphone. O documento pode ser simplesmente carregado como arquivo PDF para sistemas de arquivamento em nuvem como o Dropbox ou o Google Drive, mas também pode ser arquivado em DocuWare como um documento digitalizado em escâner à maneira clássica, sendo depois inserido em um fluxo de trabalho.

4. Indexação automática:Os documentos e os arquivos surgem em formatos muito diferentes, por exemplo, em papel, e-mails ou documentos do Office. Para que informações arquivadas possam ser encontradas com facilidade, é necessário indexar estes documentos.

Na indexação manual, ao inserir um documento é necessário atribuir palavras-chave que caracterizem o conteúdo. Mas normalmente já estão disponíveis termos de pesquisa. A indexação automática reconhece os critérios de ordenação adequados ao documento e adiciona-os ao documento como termos de indexação no sistema de arquivamento. Deixa de ser necessário inseri-los manualmente, o que torna o arquivamento automático.

O Intelligent Indexing Service baseado na web procura automaticamente os termos de indexação relevantes nos documentos. O usuário só tem de confirmar ou melhorar estas sugestões. O sistema aprende autonomamente com base nesse feedback, para que tipos de documentos conhecidos como, por exemplo, faturas, pouco tempo depois possam ser automaticamente arquivados. A poupança de tempo é enorme.

5. Arquitetura escalável: Em muitos empresas, a introdução do ECM começa em um determinado departamento ou um único processo, por exemplo, no recebimento de faturas. Se o uso do ECM for ampliado, tal não deverá requer, de modo algum, a implementação de software mais eficiente ou novos treinamentos para os usuários que já usem o sistema.
Por isso, o sistema de ECM selecionado deve ser adequado, tanto para uma utilização com poucos usuários, como para uma utilização em toda a empresa pelos diversos departamentos. Uma solução de ECM escalável cresce com os requisitos na empresa, apresentando um alto desempenho independentemente do número de usuários ou do volume de documentos a serem arquivados.

É claro que cada empresa tem seus próprios requisitos no que diz respeito ao gerenciamento digital de documentos e deve definir suas prioridades. No entanto, uma coisa é clara: se as 5 inovações apresentadas forem consideradas na decisão sobre o sistema de ECM, então o software selecionado reforçará a competitividade da empresa a longo prazo.

Tópicos: Mobility, Enterprise Content Management, Information Capture