Outlook: Indexação automática e armazenamento de e-mail

Você recebe milhares de e-mails e depois passa horas organizando suas pastas no Outlook? Com o DocuWare, você pode identificar, indexar e arquivar automaticamente e-mails importantes na pasta, sem precisar abrir o e-mail de novo. Isso também se aplica a subpastas.

Para manter o controle em todos os e-mails de determinado projeto, um líder da equipe pode definir uma pasta chamada "Projetos", que pode conter várias subpastas para diversos fornecedores e parceiros. O e-mail é então colocado manualmente nessa pasta ou encaminhado em lote. 

Para certificar-se de que os e-mails da pasta e da subpasta estejam bem organizados, basta clicar com o botão direito do mouse na pasta "Projetos" e selecionar "Monitorar com DocuWare".

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Um assistente do DocuWare Connect to Outlook é aberto, e o líder da equipe pode escolher as configurações de indexação e armazenamento. 
Na aba "Observar pasta", é importante marcar a opção "Com subpastas" para certificar-se de que tudo seja capturado:

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Após salvar, o DocuWare arquivará automaticamente todos os e-mails que chegarem à pasta "Projetos" ou a uma das subpastas. Dependendo das configurações, o e-mail pode ser mantido nas pastas do Outlook para uso posterior ou podem ser excluídos após o arquivamento.

Por exemplo, se for do interesse da equipe, e-mails com contratos em anexo podem aparecer imediatamente na lista de um colega específico para processamento. Para aprender a criar uma lista, consulte o DocuWare Knowledge Center.

Tópicos: Email Management, Capture & Store