Onde gerenciamento de documentos vale a pena

document-management-ROI.jpgQuem investe uma vez para reduzir os gastos, se beneficia todos os dias, as economias são diversas. Se for feito um investimento no isolamento de uma casa ou em um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), os gastos no primeiro ano não serão comparados com as economias nos gastos de aquecimento ou pelo aumento de eficiência dos processos de negócios, mas sim a longo prazo. A beleza disso: A partir deste momento, o investimento rende juros a cada ano.

Para que este momento depois do investimento chegue mais cedo em um DMS, deve-se examinar mais precisamente os diversos processos do negócio diário: Onde é possível economizar mais tempo ou trabalho? Estes processos prometem o melhor Return on Investment (ROI).

Os campos de atividade que valem a pena são o processamento clássico de documentos e os processos de aprovação. Os maiores efeitos de economia aqui são o aumento da eficiência no gerenciamento de documentos. Os gastos economizados pelo DMS podem ser estimados com a ajuda do computador ROI.

Os processos de aprovação definem o fluxo de trabalho padrão para a criação de determinador documentos, por exemplo, encomendas ou faturas, onde é necessária a aprovação de um gerente ou de um supervisor. Com o sistema DMS, é possível determinais quais documentos precisam de aprovação, quais funcionários podem aprovador e quais documentos fazem parte do processo. Tudo isso ocorre automaticamente, com isso, são excluídos erros e falhas.

É possível economizar muito tempo e dinheiro no departamento de contabilidade. Suponha que uma pessoa processe diariamente cem faturas e precise de aprox. três minutos por fatura, para guardar no arquivo de papeis. Além disso, são selecionados por dia dez faturas para comparar com a versão em papel. Isso dura em média cinco minutos, mas depende da idade e de encontrar o documento. Ou seja: A contabilidade gasta pelo menos 5,8 horas com o gerenciamento de documentos, 300 minutos para guardar as faturas de papel no arquivo e 50 minutos para procurar faturas antigas.

Um bom DMS diminui o tempo da busca ou do armazenamento de um documento para uma média de 30 segundos. Com isso, no nosso exemplo, são economizadas mais de 98 horas de trabalho por mês que podem ser utilizadas em tarefas importantes, como o planejamento de liquidação ou controle.

Além disso, um DMS aumenta o tempo de reação da contabilidade em caso de perguntas dos clientes ou dos fornecedores. Uma porcentagem de faturas, normalmente de cinco a dez por cento, precisa de um “manuseio especial”. Seja porque um fornecedor pagou incorretamente ou de menos ou porque um cliente perdeu o desconto prometido na sua fatura.

Em um arquivo de papel, o contador precisa primeiro procurar a fatura e os documentos correspondentes, como encomendas ou guias de remessa, em caso de reclamação. Para isso, ele precisa ir normalmente para uma sala adjacente, procurar a pasta correta no arquivo e depois procurar os documentos. Somente depois deste desvio demorado ele pode telefonar de volta e esclarecer as coisas, depois ele precisa guardar os documentos novamente.

Se o contador tiver sorte, isso demorará 15 ou 20 minutos. Com um DMS, este processo é reduzido para segundos, de modo que é possível esclarecer as reclamações ou dúvidas diretamente por telefone. Isso economiza tempo de trabalho e também melhora a imagem da empresa.

Outro campo de aplicação do gerenciamento de documentos que vale a pena é a preparação de ofertas para venda. Até que a transação seja concluída, os documentos das ofertas são revisados diversas vezes. Se isso for realizado com um programa de processamento de texto como Word, o comprador precisa procurar a versão mais atual da oferta. Depois ele vai editar a oferta, salvar com um novo nome e enviar ao cliente. Isso consome tempo do vendedor e o mantém longe de suas tarefas.

Se uma oferta possuir de três a cinco versões, e qualquer alteração demorar 15 minutos, o tempo gasto é grande. Com um DMS é possível encontrar, alterar e salvar mais rapidamente e mais facilmente a versão certa de uma oferta. O DMS cria automaticamente uma nova versão do documento, para que o vendedor não precisa se preocupar em nomear as versões ou em salvar no local correto.

As empresas investem em um DMS por diversos motivos. Algumas empresas querem lidar rapidamente com o aumento rápido da carga de trabalho, outras querem automatizar tarefas monótonas e cansativas e fornecer espaço para o trabalho criativo e planejamento cuidadoso da força de trabalho. Quem mantém ROI em mente, deve calcular as economias nos processos mencionados aqui. Depois disso ele irá privilegiar o projeto DMS, e também convencerá os empresários da gerência.

Tópicos: Efficiency, Accounting, Workflow, ROI