On the Road: DocuWare no serviço de campo

Ainda não foi há muito tempo que o gerenciamento de documentos era um grande desafio, sobretudo para os colegas no serviço de campo. Via de regra, isso significava procurar, reunir, imprimir, copiar e carregar consigo as informações necessárias para o serviço em causa. Depois, caso alguma coisa faltasse, durante a reunião era necessário perguntar aos colegas no escritório. Além disso, até os relatórios da visita e os formulários chegarem ao escritório, poderiam passar vários dias. Felizmente, tudo isso mudou: em conjugação com dispositivos móveis, o DocuWare facilita imensamente o dia a dia dos colaboradores em serviço de campo.

Smartphone em vez de pilha de papel
DocuWare_Mobile_Header.pngHoje em dia, os colaboradores do serviço de campo podem acessar seus documentos confortavelmente através de uma aplicação no smartphone ou de um navegador no tablet. A empresa Frank Kauferstein, por exemplo, especializada em sistemas energéticos e tecnologia para edifícios, equipou seus montadores com dispositivos móveis, para que estes pudessem ter acesso em DocuWare aos dados técnicos dos equipamentos e a protocolos de medição quando estivessem nas instalações do cliente ou nas obras de construção. Além disso, os montadores editam agora seus relatórios de serviço diretamente no tablet.
A Frank Kauferstein concluiu o seguinte: “Em um curto espaço de tempo, esse pacote de medidas melhorou significativamente a qualidade e também a velocidade dos processos no serviço de apoio ao cliente”.

Efeito de Uau na reunião com o cliente
Para Michael Belz, proprietário da empresa de construção BelzBau, o acesso móvel DocuWare dá nova margem de manobra para agir rapidamente e com espontaneidade. “Sem ter que meter no carro, todas as manhãs, os documentos em papel das diferentes obras, em caso de dúvidas, posso mostrar ao cliente os detalhes de execução nos planos, e podemos falar e decidir sobre os assuntos na hora. Nossos clientes ficam surpresos com a rapidez com a qual nós conseguimos pôr os documentos em cima da mesa com o iPad, quando as reuniões são marcadas com pouca antecedência”.

Conectados diretamente com a central
Dashboard_iphone_6_EN.jpgNo entanto, usar o DocuWare Mobile não significa, de modo algum, simplesmente ter sempre os documentos certos sem carregar malas pesadas. Também a colaboração com os colegas no escritório ganha novas dimensões: com seus smartphones, hoje os colaboradores do serviço de campo não só estão sempre contatáveis pelo celular, como também estão completamente integrados em todos os processos de documentos. Os tempos de viagem e espera, que até agora não eram produtivos, podem ser usados para avaliar e liberar novos contratos, faturas ou pedidos, que chegam automaticamente por meio de um fluxo de trabalho digital. Deixa de ser necessária a troca constante de e-mails com n anexos. Isso também reduz a um mínimo a carga de trabalho e os tempos de espera dos colegas que trabalham internamente.

 



Integrado no fluxo de trabalho por aplicativo móvel: Liberação de faturas por smartphone


Da obra para a pasta de arquivamento
O gerenciamento de documentos “On the Road” ganha eficiência absoluta, se os colaboradores do serviço de campo iniciarem, eles mesmos, processos de documentos pelo caminho. Eles pode, por exemplo, preencher, assinar e gravar no DocuWare relatórios de visita ou encomendas por meio de um formulário digital no tablet, dando simplesmente um toque com o dedo.

O aplicativo PaperScan até transforma o smartphone em um escâner móvel: assim é possível salvar imediatamente no sistema de arquivamento os esboços feitos à mão ou os mapas mentais. O mesmo se aplica a recibos de táxis e de postos de combustível ou comprovantes de hotéis. Escaneados com o aplicativo e gravados no DocuWare, os recibos nunca se perdem e o workflow de restituição das despesas de viagem é diretamente iniciado.

Tópicos: Workflow, Mobility, Mobile Apps