Início do DMS sem bloqueio na análise

Analysis-Blockade.jpgSe uma empresa quiser aumentar a eficiência e a produtividade de seus colaboradores, então deverá introduzir, o mais depressa possível, um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Quanto mais cedo o DMS puder ser usado, mais se beneficiam as empresas.

Atrasos ou até um fracasso do projeto de DMS seriam fatais. Mas é esse o perigo que existe se a abordagem se centrar no produto. Nesse caso, processos empresariais e a organização da empresa são forçados a enquadrar-se na estrutura técnica de um determinado produto de DMS, em vez de a tecnologia ser ajustada aos requisitos da empresa. A consequência é a frustração de todos os intervenientes e o que chamamos de “paralisia por análise”. Os problemas só não ficam por resolver, como até se agravam muitas vezes.

Esta abordagem centrada no produto é típica de quem entra pela primeira vez no mundo da tecnologia de DMS. Ao procurarem as vantagens, os novos interessados contatam quatro ou cinco fabricantes que apresentam seus produtos e geralmente salientam os recursos disponíveis. Com base nesta informação, os interessados desenvolvem as primeiras ideias de como sua empresa pode usar a tecnologia de DMS. E assim comparam as funções e os recursos dos produtos, o que raramente é eficaz. O melhor seria responder em primeiro lugar às três questões seguintes:
  1. Que problemas do dia a dia da empresa devem ser resolvidos pelo gerenciamento eletrônico de documentos?
  2. Qual é a melhor forma de resolver esses problemas com um DMS?
  3. Que produto de DMS é adequado para isso e fornece o melhor retorno sobre o investimento (ROI)?
Os custos da inatividade

Quem somente compara diversos produtos em vez de determinar os proveitos que a tecnologia de DMS trará para sua empresa, dificilmente conseguirá um produto adequado aos seus objetivos. Em vez de decidir, continuará a ver as opções e a analisar os recursos. Esse medo de escolher o software errado paralisa os projetos de DMS ainda em suas fases iniciais.

No entanto, o que marca o início de um projeto de DMS são geralmente problemas bem concretos no dia a dia da empresa. Atrasos na introdução do DMS têm assim custos adicionais significativos. Um claro exemplo disso é quando uma empresa está representada em várias localizações, nas quais as encomendas e as faturas ainda são recebidas por carta ou fax e depois têm de ser guardadas e enviadas diária ou semanalmente para a central. Os custos de envio e porte, assim como do processamento manual desses documentos em papel acumulam-se rapidamente. A empresa até pode ser bem sucedida, mas desperdiça muito trabalho, tempo e dinheiro com problemas que um sistema de gerenciamento de documentos resolve imediatamente.

Desfazer o bloqueio

Para desfazer este bloqueio, o melhor é decidir-se rapidamente por um determinado sistema que elimine um problema especialmente grave da empresa. Em uma etapa seguinte, pode-se otimizar outro processo de trabalho nessa área ou então introduzir o DMS em outro departamento.

Nem sempre é fácil tomar uma decisão rápida. Alguns produtos de DMS foram criados para determinadas áreas de aplicação como a contabilidade ou setores como hospitais, prestadores de serviços financeiros ou o setor público e outros têm aplicação universal. Não é possível dizer, em geral, qual é o tipo de DMS mais adequado no caso concreto da empresa. A decisão torna-se ainda mais difícil, se todos os departamentos tiverem de chegar a acordo sobre uma solução. Nesse caso, há o perigo referido de análise excessiva com a consequência fatal de o projeto de DMS ficar estagnado ou ser suspenso.

Isso naturalmente não significa que a seleção do produto de DMS deva ser acelerada por compromissos desvantajosos. O que é preciso geralmente é um produto de DMS com ampla funcionalidade e a necessária escalabilidade, que possa crescer com a empresa e se adeque à infraestrutura de TI existente. Se a escolha for feita com base no ROI ao eliminar um problema significativo, a decisão torna-se fácil. E quando os problemas seguintes no gerenciamento de documentos também forem eliminados com o produto de DMS selecionado, então será um valor agregado muito bem vindo.

Alguns empresários querem evitar o problema da paralisia com um consultor externo. O consultor é contratado para elaborar um catálogo de requisitos, encontrar a melhor solução e assegurar sua rentabilidade. Isso até pode ser uma boa opção em alguns casos, no entanto, também se pode confiar essas tarefas aos fornecedores ou fabricantes dos produtos de DMS. Isso também permite separar rapidamente o trigo do joio: quando se trata de atender aos problemas do cliente no gerenciamento de documentos e de conceber uma solução rentável para o efeito.

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Tópicos: Integration