Indexar automaticamente os documentos antes do arquivamento

Economiza muito tempo com a indexação automática. A introdução manual é suprimida e os dados de indexação consistentes. No Windows Client DocuWare o Reconhecimento garante a indexação automática da caixa postal. No Web Client DocuWare atual e com uma configuração de importação é possível indexar os documentos logo no escaneamento e na importação, o que significa que tem mais opções de automatização de arquivamento.Tal como no Reconhecimento, é possível, configurando a importação, usar as propriedades dos arquivos de qualquer formato para efeitos de indexação. É ainda possível fazer a indexação e a separação de documentos através da identificação de texto e de códigos de barras. A vantagem consiste em: Usar a configuração de importação para todos os formatos PDF usados em vez do formato TIFF. Ao contrário do Reconhecimento, pode ser feita uma configuração de importação que permite arquivar os documentos diretamente no arquivo.

Indexar rapidamente um número elevado de documentos
É precisamente quando é necessário escanear e indexar muitos documentos semelhantes que a configuração da importação lhe permite economizar muito trabalho. EscanPara definir a configuração de importação, o procedimento mais simples é escanear um documento exemplificativo que deverá ser arquivado em sua caixa postal padrão. Abra a Configuração DocuWare e crie uma nova configuração de importação.
Aqui pode definir em que posição são lidas as informações de indexação. Basta definir retângulos no documento, com o mouse, fazendo a vinculação com os campos do arquivo. Assim pode, por exemplo, ler o número da guia de remessa nas guias de remessa devolvidas e usar para posterior indexação e pesquisa do documento.

Dokumente_vor_der_Ablage_automatisch_indexieren_EN.png
Na configuração da indexação tem o suporte de um assistente gráfico.

A área de leitura nem sempre tem uma posição fixa. O montante total de uma nota fiscal, por exemplo, figura em posições distintas dos documentos. Neste caso deve usar uma âncora. Estabelece a ligação entre a âncora e o texto, que assume uma posição fixa com o texto pretendido. Na nota fiscal em questão, o texto poderá ser “Montante da nota fiscal”. Mais tarde, o DocuWare começa procurando o texto âncora no documento e fazer a leitura a partir daí.
Obviamente que você pode usar códigos de barras na indexação. A configuração de importação permite ainda usar por detrás do documento um papel timbrado, o arquivo em formato PDF pode ser assinado eletronicamente assim como ser determinado o destino de arquivamento.

O modelo ideal para si
Na funcionalidade básica da configuração de importação pode indexar documentos com propriedades de arquivo e arquivar diretamente em uma caixa postal ou arquivo. Com a licença suplementar “DocuWare Barcode & Forms”, pode indexar automaticamente os documentos escaneados no DocuWare Scanner, com a ajuda da identificação de texto e de códigos de barras. Com a licença suplementar “DocuWare Import” pode fazer tudo isso com um scanner de rede.

Tópicos: DocuWare Client, Information Capture