Entrevista: Experiências com a transição para a nuvem

Cloud_on_premise.pngAs soluções em nuvem são cada vez mais populares, são flexíveis e simples de usar. Você não tem de prescindir das vantagens da Cloud (nuvem) só porque talvez já esteja usando um sistema DocuWare OnPremise (local) há alguns anos. A mudança ocorre sem problemas, tal como constatou Christian Toussaint, Director Professional Services EMEA da DocuWare. Na entrevista, ele fala sobre as experiências que tem tido na prática.

Blog do produto: Por que motivos os clientes decidiram mudar de um sistema existente OnPremise para a Cloud?
Christian Toussaint: Existem dois motivos principais: Por um lado, os custos são menores e, por outro, também diminuem as despesas com a TI interna. No caso de um cliente, por exemplo, era necessário renovar o hardware e o software do servidor. Com a mudança para a DocuWare Cloud, o cliente poupou este investimento considerável. Tal como todos os outros clientes da Cloud, ele agora também se beneficia com um claro alívio na gestão de TI: nenhuma manutenção de servidores, nenhuma instalação de atualizações DocuWare e também menos encargos com a segurança. Pois, se clientes fora da rede da empresa quisessem acessar seu sistema DocuWare, era necessário configurar “furos” especiais na firewall dos sistemas OnPremise, ou seja, configurar uma zona desmilitarizada (DMZ). Em um sistema na nuvem, os cliente não têm de ser preocupar com isso. Os profissionais cuidam da segurança.
BP: Os clientes têm reservas em relação à nuvem?
Toussaint: Os que ponderam mudar não têm objeções de princípio em relação à nuvem, especialmente no que diz respeito à segurança. A preocupação mais frequente é com a forma como se pode concretizar a integração da DocuWare Cloud no sistema local. Mas, nessa matéria, nós podemos oferecer soluções aos clientes na grande maioria dos casos. A variante em nuvem da DocuWare pode ser integrada no software do cliente por URL ou serviço de plataforma, quer seja para as áreas de contabilidade financeira, de recursos humanos ou soluções específicas de setores.
BP: Como são transferidos, por exemplo, documentos, pastas de arquivamento e direitos do sistema OnPremise para a nuvem?
Toussaint: Existem automatismos para muita coisa. Pastas de arquivamento, inclusive sua completa configuração com campos, perfis, etc., são exportadas do sistema existente e importadas para a nuvem. Isso é muito simples, especialmente em sistemas mais recentes. Os documentos são migrados em seguida mediante sincronização com as pastas de arquivamento. No caso de volumes maiores de documentos, com várias centenas de GB, os documentos e bancos de dados também podem ser importados diretamente para o sistema-alvo do centro de dados pela DocuWare.
Os usuários, os grupos e as funções atualmente têm de ser criados de novo manualmente. Mas também para isso haverá em breve ferramentas para facilitar ainda mais a transição. A equipe DocuWare Cloud está trabalhando nisso com empenho.
BP: Se um cliente decidir mudar agora, como deverá proceder?
Toussaint: Aplica-se a gestão de projeto que é normal, ou seja, Análise – Planejamento – Implementação. Na análise, nós verificamos o quão grande é o sistema DocuWare, pastas de arquivamento, usuários, documentos, etc. Em seguida, com base nisso e em conjunto com o cliente, nós delineamos o plano das etapas parciais de migração necessárias. E depois passa-se à ação: o sistema Cloud é integrado, os documentos transferidos, o sistema testado e pode-se proceder ao "Go Live". Por fim, ainda são transferidos os documentos que tenham chegado ao sistema antigo depois da primeira transferência.
BP: Quanto tempo demora uma transição dessas?
Toussaint: Não é possível dizer isso de uma forma geral. Depende muito do tamanho e da complexidade do sistema DocuWare. Sistemas pequenos ficam concluídos em dois dias. No caso de sistemas maiores pode demorar também duas semanas.
BP: Ainda não falámos sobre os usuários finais. Como é que a mudança os pode afetar e o que muda para eles?
Toussaint: Desde o início de um projeto destes até imediatamente antes do “Go Live”, os usuários continuam a trabalhar como habitualmente no sistema OnPremise existente. Sem tempo de parada, após o “Go Live” eles podem continuar a trabalhar no sistema Cloud.
O que muda no ambiente de trabalho dos usuários depende sobretudo da versão DocuWare que o cliente estava a usar antes. Se ocorrer simultaneamente uma mudança do antigo Windows Client DocuWare para o Web Client, naturalmente o usuário nota a diferença. No entanto, após um breve treinamento, os usuários adaptam-se sempre bem. Se o Web Client já estiver sendo utilizado, a mudança decorre sem sobressaltos.
BP: Se quem já é cliente DocuWare estiver interessado em obter mais informações sobre uma transição, com quem pode entrar em contato?
Toussaint: Um cliente deve se dirigir primeiro ao seu parceiro comercial DocuWare. Ele conhece o sistema do cliente e pode esclarecer as primeiras questões. Caso a mudança para a nuvem se vá efetivamente concretizar, recomendo que ela seja executada com o apoio dos DocuWare Professional Services. Nossa equipe tem a experiência DocuWare completa, os melhores conhecimentos sobre o sistema Cloud, ligação direta à equipe DocuWare Cloud e, é claro, grande experiência com este tipo de projetos de migração.
BP: Muito obrigado por esta conversa informativa.

A entrevista foi conduzida por Wiebke Bortnik, Director Product Marketing na DocuWare GmbH.

Toussaint.jpgChristian Toussaint iniciou suas funções na DocuWare há mais de 11 anos, no suporte a clientes e parceiros. Ele trabalha na área Professional Services desde 2011 e integra sistemas DocuWare nas infraestruturas dos clientes no caso de projetos maiores, desde a análise dos processos até a implementação. Enquanto Director Professional Services EMEA, ele dirige agora uma equipe internacional de consultores DocuWare.

 

 

Tópicos: Cloud, Team Productivity