ECM – Turbo para o recebimento de faturas

100612015.jpgEnterprise Content Management é considerado corretamente como o melhor método para tornar o processamento de faturas recebidas mais eficiente e econômico. ECM, chamado também de apenas gerenciamento de documentos, dá aos contadores as ferramentas necessárias para automatizar o recebimento de faturas e para processar o documento eletronicamente, armazenar com segurança e procurar rapidamente. As maiores vantagens para as empresas é o encaminhamento automatizado das faturas digitais para os locais responsáveis, resultando em uma liberação rápida das faturas. Os períodos de desconto são respeitados, economizando de dois a três por cento no total da fatura.

Muito tempo é economizado com os fluxos de trabalho dos documentos, as faturas são enviadas automaticamente para verificação do comprador ou da gerência. Os representantes também podem ser envolvidos, de modo que férias, doença ou viagens de negócios não signifiquem mais atrasos.

Se a fatura fizesse esse caminho em papel, isso poderia demorar uma semana ou mais. Com os fluxos de trabalho digitais do sistema ECM, é possível descobrir e eliminar todas as barreiras na verificação de faturas, com lembretes gerados automaticamente para o funcionário responsável ou notificação dos superiores depois de períodos definidos.

É possível evitar erros que ainda ocorrem hoje em dia com funcionários sobrecarregados na liberação da fatura. As encomendas e listas de preços em papel consomem muito mais tempo para serem examinadas com cuidado. Também existia o risco de pagar demais, porque dependia do fornecedor trabalhar honestamente e corretamente.

Em um sistema ECM, todos os documentos relevantes para o processamento de notas fiscais são salvos centralmente ao seu alcance e ficam disponíveis, se necessário. O verificador ganha mais segurança na aprovação da fatura, porque é mais fácil e rápido de responder todas as perguntas abertas, consultando a resposta na encomenda, confirmação do pedido ou documento de entrega. Deste modo, o sistema ECM melhora a verificação de faturas, trazendo mais precisão para o processo e facilitando a tomada de decisão.

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Tópicos: Accounting and Finance, Team Productivity