ECM - mais eficiência na contabilidade


100612015.jpgUm bom departamento de contabilidade se diferencia de um medíocre pelos processos automatizados e eficientes. Isso ficou claro em um estudo da Aberdeen Group, que foi realizado com mais de 180 empresas. Na área de contas a pagar, a diferença era visível entre os departamentos bem organizados (top 20 por cento dos entrevistados) e mal organizados (30 por cento interior).

Os departamentos bem organizados processavam uma fatura recebida em 4,1 dias na média, a média de todas as empresas foi de 6,1 dias. O processamento de uma fatura custava  2,70 €, enquanto a média gastava quase o dobro (5 euros). Além disso, os departamento bem organizados aproveitavam quase 90 por cento de descontos possíveis, quase o dobro da média.
O rendimento das contas a pagar era muito menor nos departamentos de pior desempenho. Os departamentos de contabilidade mal organizados processam uma fatura em 16,3 dias, o custo era de 13,34 e utilizam somente 18 por cento dos descontos.

A maioria dos contadores não trabalham de modo tão eficiente, como os melhores neste estudo. A causa disso é que eles seguem processos complexos e propensos a erros, por exemplo, ao receber uma fatura pelo correio.

Os contadores que ainda trabalham com papel precisam de espaço e tempo desnecessário. Um contador conseguem utilizar o seu tempo de forma mais significativa do que com a classificação, armazenamento e procura de documentos; isso é um desperdício das suas habilidades e dos recursos da empresa.

A solução é o Enterprise Content Management (ECM). Com isso, o contador consegue economizar local de arquivamento e tempo nos processos. E como um sistema ECM não gerencia apenas faturas, mas todos os tipos de documentos de forma eletrônica e os disponibiliza com um clique do mouse, o seu uso pode ser expandido facilmente para outras áreas.

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Tópicos: Accounting and Finance, Team Productivity