Dicas de fluxo de trabalho digital para qualquer escritório

document-management-accountingAlgumas empresas têm dificuldades com o gerenciamento de seu fluxo de trabalho digital: Conforme documentos e dados são enviados e recebidos, informações são perdidas e uma ausência de estrutura pode resultar em etapas redundantes prejudiciais à produtividade de sua organização.

Como garantir que os documentos corretos estão sendo enviados para as pessoas certas no momento certo? 

 

 

Veja aqui uma lista de dicas que qualquer escritório poderia usar para melhorar seu fluxo de trabalho digital. Primeiro, quatro dicas:

1) Pense e documente seu processo de fluxo de trabalho atual: Para aperfeiçoar seu fluxo de trabalho digital, primeiro você precisa de transparência sobre aquilo que seus funcionáriosempregados estão fazendo e como eles estão fazendo.

2) Recolha opiniões dos usuários atuais: Entrevistar e observar pessoas que usam processos que você gostaria de aperfeiçoar ajuda você a desenvolver um repositório central de documentos e outros elementos para alcançar um processo de fluxo de trabalho melhorado.

3) Comece pequeno: Um aperfeiçoamento de processos gradual é a chave para mudanças duráveis. Por isso, concentre-se em tornar processos menores mais eficientes. Você não precisa começar com um fluxo de trabalho digital perfeito que resolva todos os problemas.

4) Torne seus fluxos de trabalho flexíveis e adaptáveis: Frequentemente, fluxos de trabalho são determinados e configurados pelo administrador. Mas isso significa que toda vez que um usuário deseja alterar seu fluxo de trabalho, ele precisará ligar para um administrador. Um bom sistema permite que seus usuários façam adaptações sem precisar acionarligar para o departamento de TI.

E agora, três conselhos:

1) Não aumente a complexidade de fluxos de trabalho desnecessariamente: Muitos sistemas de fluxo de trabalho são altamente complexos, precisando de diversas pessoas para projetá-los. Mas os fluxos de trabalho precisam ser o mais simples possível.

2) Não o faça sozinho: Se você estiver implementando um novo sistema para fluxos de trabalho digitais, obtenha ajuda profissional.

3) Não subestime o impacto do aperfeiçoamento de fluxos de trabalho digitais: Quando você investe tempo na automatização e no aceleramento do processo, você pode se concentrar no conteúdo do fluxo de trabalho. Em outras palavras, quanto mais você automatizar a estrutura, mais tempo e energia seus funcionários terão para se concentrar em tarefas que geram renda.

Um desafio enfrentado por muitas empresas no aperfeiçoamento do fluxo de trabalho é que os custos de oportunidades são relativamente fáceis de ignorar. A inatividade pode custar muito dinheiro diariamente, mas o custo nem sempre é evidente.

A otimização do fluxo de trabalho digital é um investimento que compensa com frequência, tantofrequência, tanto através do aumento da produtividade e da diminuição da frustração de seus funcionários, que não precisam mais gastar tanto tempo tentando trabalhar com um sistema pouco eficiente.


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Tópicos: Workflow, Team Productivity