Contas em formato eletrônico e em papel numa ordem

DocuWare_iPadPapierstapel_580px.jpgVocê recebe cada vez mais contas por e-mail. E também vêm os comprovantes, que você digitaliza com o smartphone ou baixa através de um link na internet. Sem mencionar as contas em papel, que a área de correspondências da sua empresa digitaliza. Como você faz para colocar todas essas contas num arquivo do DocuWare, onde possa acompanhar a mesma ordem?

Imagine que para isso todas as contas recebidas chegam numa pasta de contas do DocuWare para contas na contabilidade. Com as contas de e-mail, isso é mais fácil, onde você estabelece um endereço de e-mail central para contas na sua empresa, por exemplo, faturas@empresa.br. Todas as contas são enviadas para este endereço, quer venham diretamente de clientes, da gerência ou dos funcionários. A caixa de entrada é monitorada pelo módulo Connect to Mail do DocuWare, e e-mails recebidos são transferidos automaticamente para a pasta de contas.

As contas recebidas em papel são digitalizadas pelos colegas da área de correspondência com um scanner de rede, e as contas em PDFs são igualmente guardadas numa pasta da rede. O módulo DocuWare Import monitora essa pasta e transfere automaticamente os dados digitalizados para a pasta de contas, quase paralelamente às contas recebidas por e-mail. É claro que contas em papel digitalizadas também podem, alternativamente, encontrar seu caminho para a pasta de contas através da área de correspondências.

Muitos caminhos, um destino
Comprovantes em papel que você receber ao longo do caminho podem ser digitalizados por você com o aplicativo gratuito PaperScan do DocuWare e você os carrega diretamente ou através do envio para endereço de e-mail de faturas na pasta de contas. Você recebe apenas um link de download para uma conta, você baixa o documento do local de gravação e processa da mesma forma.

Caso você trabalhe com o Windows Explorer Client, simplesmente defina uma pasta de contas central para todos os funcionários livremente, na qual as contas apenas através do mouse podem ser movidas.

Para o arquivo
Na pasta de contas, as contas são indexadas pelo serviço DocuWare Intelligent Indexing para arquivamento e são colocadas no arquivo com essa indexação. Você também pode colocar as contas diretamente no arquivo. Caso você tenha definido previamente critérios para o arquivamento, o Connect to Mail também pode indexar diretamente os e-mails.

Assim, você pode especificar o anexo da mesma forma como o documento principal, então preste atenção para que na chamada do documento a conta seja mostrada como primeira página e depois o e-mail.

Tópicos: Accounting, Email Management