Contabilidade sem papel graças ao gerenciamento eletrônico de documentos

Eile_mit_Weile_Blog.jpgTodas as empresas, tanto indústrias, como comerciantes e fornecedores de serviços, criam e recebem uma grande quantidade de guias de remessas, faturas e encomendas. Todos estes documentos precisam ser enviados para o departamento de contabilidade. Sem um gerenciamento eletrônico de documentos, gasta-se muito tempo e dinheiro.

Se você perguntar para um contador quanto tempo demora para buscar um documento de papel do armário de arquivos, ele provavelmente irá estimar em uns dois minutos. Mas ele se esquecerá dos casos em que o documento foi guardado incorretamente ou quando o documento não está mais no escritório do contador e foi enviado, por exemplo, para o depósito do arquivo. Ele poderá voltar do arquivo com o documento depois de uns dez minutos, isso se ele não parar para tomar um café ou parar para conversar com um colega que ele encontrou no caminho. Caso contrário, o processo de busca pode demorar facilmente 20 minutos, ou mais. E talvez outra pessoa precisou do mesmo documento e o documento está na mesa desta pessoa.

Processos sem papeis para economizar tempo e dinheiro

Por sorte, hoje é possível substituir o papel na contabilidade pelo gerenciamento eletrônico de documentos, ou Enterprise Content Management (ECM). Todos os processos sem papeis da contabilidade são muito mais eficientes, eles economizam tempo e dinheiro principalmente por cinco motivos.

1. Manuseio simples de documentos: Se a contabilidade ainda trabalha com papel, é necessário o trabalho manual do responsável sempre que o correio passar. Em uma encomenda, em algumas circunstâncias, é buscada e rotulada uma nova pasta onde serão armazenados os documentos da encomenda. Assim que a fatura correspondente for disponibilizada, o contador irá procurar por esta pasta novamente para arquivar a fatura ali. Se a fatura for aprovada, ele irá guardar uma cópia dos documentos de pagamento na pasta, irá concluir o procedimento de encomenda e irá enviar toda a pasta para o arquivo. Com um DMS, estas tarefas são realizadas com poucos cliques do mouse.

2. Sem gastos com local e materiais: Armários de arquivos, pastas e papeis e tintas custam dinheiro, além do local de arquivamento e, possivelmente, o aquecimento. Se os documentos de papel forem digitalizados, são necessários muito menos gastos com local e materiais.

3. Acesso imediato aos documentos: Um contador consegue encontrar os documentos arquivados eletronicamente em questão de segundos. Não é mais necessário ir até o armário de arquivos ou para o depósito para procurar o documento correspondente. Com uma solução ECM para toda a empresa, todos os funcionários podem acessar os documentos necessários no local de trabalho, e, assim, executar as suas tarefas com muito mais rapidez.

4. Maior disponibilidade das informações: Como os contadores não precisam mais ir buscar papeis, eles possuem muito mais tempo para responder perguntas dos clientes ou dos fornecedores sobre as faturas ou sobre as encomendas. Não é mais preciso interromper o trabalho em caso de telefonema, para procurar os arquivos do pedido correspondente e responder às perguntas posteriormente, agora é possível acessar o DMS durante a chamada e fornecer a informação desejada com apenas alguns cliques do mouse.

5. Processamento mais rápido das faturas: Tanto o tempo como a taxa de erros são reduzidos drasticamente na contabilidade, ao realizar buscas digitalizadas das encomendas e das faturas recebidas em papel. Neste caso, o processo de escaneamento no local de trabalho e a inserção manual de dados no sistema Fibu ou ERP são redundantes. O processamento de faturas sem papel pode desencadear efeitos dominó positivos em toda empresa, que aumentam a produtividade e reduzem os gastos.

Apesar de todas estas vantagens, um estudo atual mostra que escritórios completamente sem papeis ainda são uma utopia. De acordo com este estudo, 69 por cento das empresas que recebem faturas eletrônicas imprimem estas faturas para processar o pagamento, principalmente porque elas estão incertas sobre a implementação dos requisitos legais. Mas o estudo mostrou que a digitalização dos processos internos está bem avançada: Mais de um terço das empresas já se beneficiam com as faturas eletrônicas.

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Tópicos: Integration, Enterprise Content Management, Team Productivity