Cinco formas de economizar tempo com o Gerenciamento de documentos

Time_is_MoneyÉ sensato que as empresas usem táticas para aumentar a eficiência e produtividade, especialmente quando aplicadas de forma ampla, em vez de somente em um departamento específico ou na equipe de projetos.

Os sistemas de gerenciamento de documentos (ou gerenciamento de conteúdo empresarial) oferecem diversos ganhos em eficiência e, como estão intimamente integrados com o resto de sua infraestrutura de TI, podem economizar tempo por toda sua empresa.Veja aqui cinco formas de economizar tempo com os sistemas de gerenciamento de documentos contemporâneos:

1) Na pesquisa de documentos: O funcionário médio gasta 3,5 horas por semana procurando documentos sem sucesso, de acordo com uma pesquisa do IDC. Com o gerenciamento digital de documentos, esse número cai para apenas alguns segundos. Especialmente se seu sistema oferecer indexação automatizada. Nesse caso, você não precisa se preocupar em perder documentos ou lembrar-se de como encontrá-los novamente.

2) Aumentando a velocidade de seus processos empresariais: Seja no encaminhamento de uma fatura para aprovação, no processamento de aplicações ou no gerenciamento de revisões de preço, esses diferentes projetos precisam de colaboração sequencial e simultânea nos documentos e uma forma de encaminhar o documento final para aprovação de todos os departamentos. E gerenciar essas aprovações, de acordo com o IDC, consome 4,3 horas semanais do funcionário médio. Com o ECM, esse tempo pode ser reduzido drasticamente pois os proprietários dos documentos podem ver imediatamente onde os documentos estão parados e tomar as devidas medidas.

3) Automatizando fluxos de trabalho: O manuseio constante de documentos consome tempo e introduz a possibilidade de mais erros. Por sua vez, um fluxo de trabalho digital permite que você combine documentos eletrônicos e regras de fluxo de trabalho para automatizar o processo. Por exemplo, é possível criar uma regra para garantir que qualquer fatura de mais de US$ 5.000,00 seja encaminhada automaticamente para um funcionário sênior e qualquer fatura menor do que esse valor seja encaminhada para outros funcionários. Isso resulta em menos erros e mais transparência, além de mais eficiência de processos.

4) Redução de tarefas improdutivas: Gasta-se muito tempo de trabalho improdutivamente reformatando documentos. O funcionário médio gasta 2,4 horas por semana reformatando documentos, de acordo com o IDC, e 3,8 horas por semana convertendo documentos de diversos formatos para um formato específico. O gerenciamento digital de documentos ajuda a economizar tempo com a padronização automática dos formatos de documento, de acordo com suas preferências.

Por exemplo, você pode definir que todos os documentos serão convertidos automaticamente para PDF, ou manter os documentos em seus formatos originais (documentos do Word, planilhas do Excel, e-mails). Depende apenas de como você pretende usá-los. Se for provável que o conteúdo precise ser editado, você pode querer deixá-lo no formato de arquivo original. Se você deseja um registro estável, converta-o para PDF e distribua a informação nesse formato.

5) Melhorando a colaboração entre departamentos: A integração de todos os tipos de documentos, incluindo e-mails e documentos de papel, facilita a colaboração entre funcionários em projetos específicos e o compartilhamento de informações. Se você fizer parte de uma empresa de engenharia, por exemplo, suas propostas podem incluir documentos do Word, desenhos de CAD e uma planilha. Antes de enviar uma proposta a um cliente, você pode "grampear" esses documentos e enviá-los para diversos departamentos para revisão. Softwares de visualização, como parte de seu sistema de gerenciamento de documentos, possibilitam que membros de equipes visualizem arquivos CAD mesmo que eles não tenham acesso a um aplicativo CAD.

Essas são apenas algumas formas de economizar tempo aplicando o gerenciamento de documentos a tarefas comuns e processos empresariais. Um sistema de gerenciamento de documentos também facilita o resgate em casos de desastre, ao mesmo tempo que oferece uma trilha de auditoria para mais conformidade financeira e segurança. E como o gerenciamento de documentos é mais eficiente quando integrado por toda empresa e infraestrutura de TI, os benefícios potenciais são amplos.

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Tópicos: Compliance, Workflow, Team Productivity