Cinco erros a serem evitados na escolha de um Sistema de gerenciamento de documentos

Wrong_RightQuando não param de aparecer gabinetes de arquivos por todos os cantos e as gavetas começam a transbordar com papéis, é hora de buscar um sistema de gerenciamento de documentos. Mas tenha cuidado. Muitas organizações cometem erros dispendiosos ao escolher seus fornecedores e plataformas. Passado algum tempo, aquilo que era considerado uma solução completa pode acabar por não resolver todos os problemas de documentos de sua organização.

Esses erros são simples de evitar, uma vez que sejam identificados.

Fique atento aos cinco seguintes erros mais comuns:

1) Dificuldade em determinar os objetivos do gerenciamento de documentos: No início do planejamento de implementação de um sistema de gerenciamento de documentos, muitos ainda não pensaram naquilo que desejam realizar, e isso aumenta o risco da escolha de um fornecedor duvidoso. É uma boa ideia investir algum tempo no estabelecimento de alguns pontos básicos, incluindo a definição do departamento a que o sistema deve atender primordialmente, os tipos de documento que sua empresa usa e os processos específicos que sua empresa deseja aperfeiçoar. A falta de definição dificulta a seleção do fornecedor adequado.

2) A confusão entre armazenamento de documentos e gerenciamento de documentos: Esses termos soam parecidos, mas a confusão entre eles pode causar problemas. Muitas organizações já possuem formas de armazenar seus documentos centralizadamente, seja em um servidor da empresa ou em um espaço na nuvem, como Dropbox ou OneDrive. Mas armazenar tudo em apenas um lugar não significa que seus funcionários não vão desperdiçar tempo procurando documentos.

O gerenciamento de documentos inclui essa função básica de armazenamento, mas vai além, através de recursos de indexação poderosos que armazenam documentos de forma estruturada. Com a possibilidade de encontrar todos os documentos relevantes para um processo da empresa, você encontrará o verdadeiro valor dos sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM). A possibilidade de organizar seus documentos em um repositório central é a base, permitindo que você integre seu gerenciamento de documentos aos seus aplicativos existentes e gerencie seu fluxo de trabalho e processos da empresa.

3) Uma perspectiva limitada de como usar o gerenciamento de documentos: Quando há carência de entendimento do que é possível realizar com um sistema de gerenciamento de documentos, tende-se a buscar somente a solução dos problemas mais evidentes. É possível que sua empresa tenha urgência apenas em encontrar uma forma eficiente de armazenar e acessar documentos. No futuro, você pode perceber os possíveis ganhos em eficiência que seriam obtidos roteando esses documentos eletronicamente por toda a organização e descobrir que o software ECM escolhido não oferece aquilo que você precisa para criar e gerenciar um fluxo de trabalho digital.

Outro exemplo é a indexação. No início, uma empresa pode não conhecer os diversos métodos de indexação disponíveis ou prender-se a uma única abordagem. Um recurso de indexação limitado pode impedir que você possa automatizar certos processos no futuro. Por isso, é importante escolher uma plataforma que inclua diversas opções de indexação, desde indexação manual e pesquisa por texto completo até a utilização de bancos de dados externos.

4) Ignorar o custo total de propriedade: Esse é um erro comum em diversos projetos de TI. Tente não confundir o preço inicial de compra com o custo total de propriedade. Olhe para o futuro e leve em consideração o que você gastará com o treinamento de seus funcionários, a configuração do sistema, além de suporte e manutenção. Assim como em qualquer investimento, a visão a longo prazo é essencial para se tomar boas decisões.

5) Negligenciar a experiência do usuário: Quando empresas começam a pesquisar softwares de gerenciamento de documentos, elas tendem a se concentrar no back-end, além de recursos e funções gerais. Em vez disso, elas deveriam estar se perguntando se esse sistema servirá bem a seus usuários médios. Ter a melhor das funcionalidades não é tão benéfico quando metade de sua equipe não sabe usá-la. Tenha em mente que o gerenciamento de documentos é um aplicativo compatível com diversas plataformas que todos podem aprender a usar. Para obter o benefício máximo do gerenciamento de documentos, é preciso que ele seja utilizável por todos, de contabilistas a engenheiros e operários.

De uma forma geral, muitos desses equívocos vêm de decisões baseadas nos requerimentos atuais, em vez de planos a longo prazo. Muita coisa pode mudar em sua empresa e seu sistema de gerenciamento de documentos deve ser sólido e flexível o suficiente para acompanhar tal evolução.

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Tópicos: Implementation, Integration, Enterprise Content Management, Team Productivity