Assim todos se beneficiam com o ECM

DocuWare70.jpgCom a introdução de um sistema para o Enterprise Content Management (ECM), o departamento de contabilidade obtém imensas vantagens com uma maior eficiência e reduções de custos. Se for corretamente implementado, o investimento no ECM tem uma grande rentabilidade. É possível que outros departamentos mostrem menos entusiasmo e alguma relutância em aceitar a ideia do ECM por não perceberem como é que o ECM se adequa ao seu mundo de trabalho.

Os juristas do departamento jurídico frequentemente manifestam-se contra projetos de ECM, ou por terem reservas quanto à conformidade, ou por mal-entendidos relativamente ao valor vinculativo dos documentos digitais. Quem redige contratos já há muito tempo, muitas vezes ainda pensa erroneamente que somente o documento assinado à mão tem validade legal. Embora isso ainda possa ser o caso para alguns documentos, na era do e-commerce os documentos digitais são vinculativos. Embora a legislação seja diferente de país para país, a tendência é clara: os contratos digitais fazem parte do futuro.

Também os vendedores, às vezes, levantam objeções à digitalização porque isso altera sua forma habitual de lidar com o cliente. Eles estão habituados a folhear prospetos e catálogos com o cliente para depois lhe pedirem para assinar a encomenda. Eles temem que, com a digitalização dos documentos de venda, também se perca o contato pessoal na negociação, o que lhes dificultaria fecharem o negócio.

Superar resistências

Quem quiser convencer departamentos relutantes da eficácia do ECM, deve falar sobre os custos de insistir no papel. Às despesas correntes com material de escritório, espaço para arquivamento e tempo de trabalho no manuseio dos documentos de papel somam-se ainda os déficits na agilidade do departamento. No departamento de vendas, por exemplo, existe muita correspondência entre cliente e vendedores até ser formulada uma proposta convincente. E se for necessário incluir ainda outros departamentos como, por exemplo, os de produção e desenvolvimento, esse processo será consideravelmente mais rápido como fluxo de trabalho digital do que com base em documentos de papel.

A nova agilidade adquirida no departamento de vendas não poupa só diretamente em tempo e dinheiro, como também melhora o tempo de resposta da empresa e influencia muito diretamente o grau de satisfação dos clientes. Na contabilidade, essa agilidade melhora de forma igualmente direta o fluxo de caixa. Se, por exemplo, até o pagamento do cliente entrar na conta bancária ainda demorar, em média, 30 dias após o envio da fatura por correio postal, esse processo em um ambiente digital pode ser reduzido para semanas ou dias, fator que é favorável à liquidez da empresa. Por outro lado, com o recebimento de faturas digitais podem ser usados descontos de pronto pagamento ou podem ser evitadas cartas de cobrança, poupando assim custos causados pelo recebimento demorado de faturas em papel.

Fluxos de trabalho digitais reduzem o tempo de processamento

No departamento jurídico, os fluxos de trabalho digitais reduzem o tempo de processamento e aceleram os processos de aprovação. E uma vez que é mais fácil só editar as alterações, não é necessário avaliar todo o documento todas as vezes. Além disso, os mecanismos de log existentes em muitos sistemas de ECM são muito úteis para os juristas. Assim fica registrado quem viu um documento e quando fez alguma alteração. Estas informações estão disponíveis, de forma simples, para fins de verificação e documentação.

Também o departamento de recursos humanos obtém grandes benefícios com uma transição para ECM, por exemplo, no processo de seleção e recrutamento. Já na contratação, os novos colaboradores ficam com a impressão de que seu futuro empregador é moderno. Além disso, todo o processo de contratação é acelerado se os documentos de candidatura e os contratos de trabalho já não forem enviados por correio postal.

Seja o departamento de recursos humanos, o de vendas ou o jurídico a começar com o ECM: decisivo para a aceitação é principiar sempre a digitalização no processo em que se preveja que o ECM trará os maiores progressos no grau de satisfação dos clientes ou na rentabilidade. No departamento de vendas isso será a elaboração de propostas. Se estes processos forem progressivamente digitalizados, também os indicadores chave de desempenho (KPIs) do departamento melhorarão. Este fato começará a ser falado entre todos na empresa, aumentando a aceitação do ECM por parte dos colaboradores, o que por sua vez facilita a implementação em outras áreas.

Tópicos: User Adoption, Financial Records, Best Practices