Assim seu escritório deixará de usar papel

howtobuild_280.pngA ideia do “escritório sem papel” soa muito bem. Mas existem bons motivos para que esta ideia, apesar de já ter trinta anos, ainda não seja uma prática diária em muitas empresas.

Muitas vezes, as faturas ou as encomendas que fornecedores e clientes ainda enviam por fax ou correio postal não são diretamente escaneadas à chegada para serem posteriormente processadas em modo digital, continuando a ir parar à secretária do colaborador responsável sob a forma de papel. Ele então trabalha em uma selva de documentos digitais e em papel, o que dificulta a orientação geral e pode ser muito confuso. Também é frequente muitas empresas continuarem a trabalhar com papel, como sempre fizeram, porque ninguém sabe onde começar com a digitalização. Entra-se assim em um círculo vicioso que, no entanto, é fácil de quebrar em três pontos. Aqui apresentamos as três primeiras etapas para se sair do círculo vicioso, caminhando para o escritório sem papel:

  1. Um inventário de todos os documentos usados em papel: Que tipos de documentos ainda são atualmente processados em papel? Quais destes documentos continuarão a ser necessários e por quanto tempo ainda? Uma classificação da finalidade ajuda a segmentar bem os montes de papéis na empresa. Assim é mais fácil separar entre informação importante e documentos sem valor, por exemplo, publicidade desnecessária que, na verdade, deveria ir para a lixeira. Seria um grande desperdício se todos os documentos de papel fossem escaneados e digitalizados. Diferenciar entre documentos importantes e irrelevantes é, além disso, muito útil na automatização dos processos e na configuração dos fluxos de trabalho.
  1. Análise dos processos que acompanham cada um destes documentos em papel: Tão importante como a classificação de todos os tipos de documentos usados em papel é a compreensão exata dos processos que os acompanham. Se um documento for essencial para um projeto em curso para um cliente, ele requer outro tratamento na digitalização do que um comprovante de imposto ou uma fatura. Quem emite estes documentos, quem contribui para o seu conteúdo? Quem os verifica e/ou autoriza? Que importância têm estes documentos para a conformidade com a legislação?
  1. Otimização dos processos para o mundo digital: No caminho para o escritório sem papel, é possível racionalizar muitos procedimentos porque o fluxo de trabalho digital torna desnecessária a execução de algumas etapas de trabalho. Devido à falta de imaginação das empresas sobre o modo de funcionamento da “Enterprise 2.0” e devido ao hábito dos colaboradores, que confortavelmente continuam a trabalhar tal como faziam com o papel, mantém-se o status quo dos processos, apesar do DMS e perdem-se as grandes vantagens da digitalização.

Estas três etapas ajudam as empresas  a sair do círculo vicioso, independentemente do tipo e tamanho de empresa e de seu setor. O que depende deste parâmetros é o peso dado a cada uma destas três etapas. Um escritório de advocacia com cinco colaboradores deverá ter mais facilidade em classificar o tipo de documentos com os quais trabalha do que, por exemplo, uma empresa que fabrique máquinas e tenha 500 colaboradores, na qual existam vários departamentos com tipos de documentos e processos próprios. Além disso, os requisitos de conformidade com a lei nos diversos setores são muito diferentes. Eles podem contribuir para uma menor ou uma muito maior complexidade no gerenciamento de documentos.

Mesmo que hoje a ideia do escritório sem papel pareça inalcançável, nenhuma empresa pode continuar a suportar processos ineficientes na gestão de documentos. Isso leva automaticamente a desvantagens na competitividade. Por isso é que estas três primeiras etapas no caminho do escritório sem papel são também tão importantes: com elas se abre o caminho em direção ao gerenciamento digital de documentos e se assegura o êxito de posteriores etapas de implementação na ampliação do uso de DMS. Se os conteúdos forem classificados logo no início do projeto de DMS, depois será mais fácil acessar os documentos, automatizar os processos e apagar toda a informação que já não seja necessário guardar, pois o DMS passará a gerenciar o ciclo de vida completo de todos os documentos da empresa de forma eficiente e sem lacunas.

Tópicos: Efficiency, Integration