As 5 perguntas mais importantes que devem ser colocadas a fornecedores de DMS

FAQ_Blog.jpgSe uma pequena ou média empresa (PME) estiver procurando uma solução para seus problemas na gestão de documentos, geralmente a primeira pergunta é: Quanto custa o DMS? Se for muito caro, os problemas continuam porque se hesita em investir no novo sistema. Caso se decida por um DMS barato, segue-se a implementação apressada e mal feita e, em regra, são eliminadas somente algumas poucas das grandes vulnerabilidades.

O motivo é óbvio: centrar-se no preço é a abordagem errada na escolha de um DMS. A solução certa não elimina só um ou outro problema na gestão de documentos, como também aumenta sustentavelmente a eficiência da empresa. Se o DMS for muito caro para resolver o problema atual, uma PME desiste de o introduzir e continua desperdiçando tempo, dinheiro e trabalho com a papelada. O mais frequente nas pequenas e médias empresas é existirem pilhas de papéis amontoados sobre secretárias e dossiês em paredes forradas com estantes. Quem já trabalha assim há anos, caso necessário, também se desenrascará assim no futuro, sobretudo se na empresa existirem reservas, por variados motivos, em relação à digitalização.

Isso seria tão fatal como a aquisição apressada de um software, só por ser barato. Quando alguém compra um qualquer DMS rapidamente, sem consultar o departamento de TI nem os posteriores usuários, normalmente surgem depois dificuldades de aceitação e integração na estrutura de TI existente. Esta abordagem apressada e atabalhoada pode até ser útil para problemas especiais, mas não para a introdução de uma solução estratégica de gerenciamento digital de documentos. Este deverá, ao fim e ao cabo, permitir uma utilização de longo prazo, mais cedo ou mais tarde, em toda a empresa.

Por isso, é decisivo para o êxito da introdução do DMS efetuar uma análise rigorosa tanto da solução de software, como do fabricante. Antes de uma PME iniciar apressadamente um projeto de DMS ou de o pôr de parte precipitadamente, deverão ser feitas cinco perguntas fundamentais ao potencial fornecedor de software:

1. O que vocês sabem sobre o nosso negócio e as vulnerabilidades de nossa organização? Isso deverá ser a primeira coisa a esclarecer. Uma PME deverá somente considerar um DMS cujo fornecedor tenha feito seus deveres de casa e compreenda as necessidades individuais de seu cliente.

2. Que solução vocês nos recomendam? O que se pede aqui é um plano concreto do fornecedor do sistema, com o qual ele elimine as pontos mais fracos na gestão de documentos, assegurando também uma maior eficiência a longo prazo. O fornecedor deve apresentar propostas de resolução concretas, com base no DMS, para os problemas maiores, por exemplo, no processamento de faturas ou guias de remessa. Se esta questão básica importante não for colocada, existe o perigo de, no final, o projeto de DMS fracassar devido a soluções parciais e a problemas de aceitação.

3. Quais as vantagens competitivas desta solução? Se a empresa de software/sistemas compreender os pontos fracos do modelo empresarial da PME e tiver uma solução preparada, então também deverá estar em posição de mostrar como é que tenciona ajudar a PME e como é que esta poderá tirar o maior proveito possível do DMS.

4. Em que medida é que a solução compensa? Nem todas as PMEs sabem exatamente o que gastam na gestão de documentos e, por isso, têm dificuldades em analisar a rentabilidade do projeto de DMS. Um fornecedor de DMS competente deve responder a esta questão de forma clara e transparente – com uma análise exata de custo-benefício, inclusive o cálculo do ROI (Return on Investment).

5. Que experiência vocês têm no nosso setor? Uma vez que a experiência é sempre um fator decisivo para o sucesso, o fornecedor do DMS também deverá ser experiente. Trata-se de uma pequena empresa de nuvem que acaba de ser criada ou trata-se de um fabricante de DMS já estabelecido com muitas referências?

As respostas a estas cinco perguntas-chave ajudam qualquer PME na preparação de um projeto de DMS bem sucedido. Após uma avaliação rigorosa do mercado de software, quase nenhuma PME continuará a pagar o preço da inatividade na gestão de documentos. E assim também ficará praticamente excluída a hipótese de erros dispendiosos com implementações rápidas e mal feitas devido a decisões de aquisição apressadas.

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