Alarme de contrato: Nunca perca um prazo

Troque os fornecedores de eletricidade, renegocie o telefone celular, não estenda essa assinatura: se quiser evitar armadilhas de custo, mantenha os prazos do contrato à vista. Precisa de ajuda para se lembrar? A DocuWare está aqui para ajudar.

Só é possível cancelar contratos com um prazo mínimo em uma determinada data. Não perca este momento! É simples quando você configura uma lista no DocuWare que mostra os contratos, por exemplo, quatro meses antes que vençam. Dessa forma, você terá tempo suficiente para comparar preços, renegociar ou cancelar.

Estabelecendo um fluxo de trabalho de alarme de contrato em três etapas:

  1. Para configurar um alarme de contrato, primeiro você precisa se certificar de que sua caixa de diálogo de armazenamento contenha os campos "Data de vencimento" e “Status”, além de outros campos como "Empresa", "Tipo de documento", etc.

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  1. Na administração do gabinete de arquivo eem “Diálogos“, configure uma Lista para mostrar todos os contratos que estão prontos para renovar: no nosso exemplo, a consulta é definida de forma que os contratos aparecerão na lista se forem configurados para renovação nos próximos quatro meses. 

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Configurando uma lista no DocuWare

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Visualização de lista no Web Client 

  1. Para processar mais os contratos, recomenda-se criar Carimbos para "Cancelado" e "Estendido": o Carimbo Cancelado alterará o status de um contrato para "Inválido", para que um contrato desapareça automaticamente da lista. O Carimbo Estendido está configurado de forma que o usuário possa adicionar uma nova data de vencimento a um documento, e o contrato vai então reaparecer na lista por um ano a partir de agora.

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Carimbar um contrato com “Cancelado“: Isso vai mudar o status do documento para inválido, e ele será automaticamente eliminado da lista.

Dica: Antes de carimbar, adicione uma carta de cancelamento ou um documento explicando as novas condições do contrato ao seu contrato previamente arquivado: abra uma cesta na DocuWare em paralelo com a área da lista, importe os documentos correspondentes, arraste-os para o contrato mostrado na lista e, em seguida, na caixa de diálogo que se abre, clique em "Grampear". Nossa última dica de vídeo mostra esse recurso usando um exemplo de fatura e entrega. 

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A carta de cancelamento é diretamente grampeada no contrato da lista.

Observação: Esses recursos de lista são uma parte padrão do DocuWare Cloud. Para o DocuWare On Premise, você vai precisar de uma licença do Task Manager.

Tópicos: DocuWare Client, Tips & Tricks