7 obstáculos no caminho do escritório sem papel

Hrden_Blog.jpgQuem abdica do papel no trabalho de escritório tem claras vantagens competitivas. No entanto, quer grandes grupos empresariais, quer também as pequenas empresas hoje raramente conseguem prescindir inteiramente do papel no seu dia a dia. Isso tem diversos motivos.

Todos têm consciência de que o uso do papel tem custos desnecessários, nomeadamente em termos de tempo, mas também em impressoras e tinta ou cartuchos, em dossiês e estantes ou espaço nos escritórios e salas de arquivos.

Se uma empresa já trabalhar hoje totalmente sem papel, então ela faz parte de uma espécie ainda rara, os “Digital Natives”. Mas mesmo estes pioneiros continuam sendo confrontados com documentos em papel, porque alguns clientes e fornecedores ainda enviam encomendas, faturas e guias de remessa pela via clássica dos correios ou fax. Também os pioneiros de DMS precisam, portanto, de estratégias para lidar com documentos em papel, para não tropeçarem em um dos 7 obstáculos seguintes no caminho do escritório sem papel:

1. O hábito do papel: ao longo dos anos, nós passámos a conhecer e a valorizar esta ferramenta de trabalho; algumas pessoas também evitam ler textos grandes na tela do computador e, por isso, imprimem os documentos. No entanto, isso é um comportamento que foi aprendido. O meio mais eficaz contra isso não são proibições, mas sim melhores tecnologias.

Quando, por exemplo, telas interativas melhoram a legibilidade dos textos e simplificam seu processamento no PC ou tablet, então o gerenciamento digital de documentos é aceito. Algumas empresas também toleram paralelamente o trabalho com papel porque a transição é um processo evolucionário. A geração Y já interiorizou há muito tempo o manuseio de documentos digitais; esta tendência de digitalização certamente irá continuar e promover a aceitação de sistemas de gerenciamento digital de documentos (DMS).

2. Obstáculos colocados pela legislação: os usuários muitas vezes não sabem se ainda é preciso guardar documentos originais em papel e se eventualmente até têm ainda de ser assinados à mão. Por isso, vale a pena verificar regularmente se os requisitos concretos de conformidade aplicáveis ao gerenciamento de documentos da empresa não sofreram alterações. Muitos requisitos regulamentares estão profundamente enraizados nas mentes dos usuários e são frequentemente o maior obstáculo no caminho do escritório sem papel.

3. O uso descomplicado de impressoras: nunca foi tão fácil como hoje imprimir um arquivo. As impressoras estão por todo o lado nas empresas e geram documentos coloridos em qualquer formato desejado, inclusive através de WLAN e Bluetooth a partir do smartphone.
Uma vez que imprimir é tão fácil, falta aqui um estímulo para abandonar o papel, pelo menos, a curto prazo. Com o tempo, porém, todas as empresas seguirão o caminho do escritório sem papel. O mercado obrigará a isso, assim que a concorrência se tornar mais rápida e eficiente com a utilização de DMS.

4. Receio de elevados custos com o DMS: a transição para o gerenciamento digital de documentos acarreta custos de aquisição. É necessário comprar hardware e software, são precisos treinamentos, por exemplo, para a conversão de processos e para ensinar os colaboradores a usar a nova técnica e os fluxos de trabalho digitais.

Quem se assusta com estes custos, ainda não analisou bem a rentabilidade da transição para DMS. Vale sempre a pena avaliar os efeitos do uso de DMS nos colaboradores, processos e outros sistemas de TI. Os custos da aquisição são rapidamente amortizados, por exemplo, sob a forma de tempo de trabalho poupado, maior satisfação dos colaboradores e clientes ou oportunidades adicionais de negócio.

5. Limitações técnicas: se a empresa não estiver tecnicamente à altura dos tempos modernos, o salto para o escritório inteiramente sem papel será difícil. Se os colaboradores ainda não tiverem ferramentas para processar um PDF ou para trabalharem conjuntamente em documentos, surgem problemas devido a versões diferentes de documentos.

Nessas situações, sobretudo as empresas de médio porte veem como única solução o regresso ao documento em papel. No entanto, isso é um erro. A solução acertada para o problema das versões é a modernização da infraestrutura de TI, de modo que todos os colaboradores possam trabalhar diretamente com todos os documentos digitais. Se existir essa infraestrutura, então o caminho para o escritório sem papel está preparado.

6. Ambiente da empresa baseado em papel: se a maioria dos clientes e fornecedores ainda trabalharem com papel, um escritório sem papel parece adiantar pouco à primeira vista. A empresa continua a receber imenso correio postal e pilhas de textos de advogados e parceiros, por exemplo, contratos, planos, faturas ou outras sugestões e reclamações. Porém, seria fatal ficar simplesmente pelo papel.

O caminho certo é a digitalização coerente da entrada de correio na empresa. Independentemente da via pela qual o documento de papel chegue: ele é escaneado e digitalizado de imediato e com lógica, de modo que nenhum fluxo de trabalho e processo da empresa fique parado.

7. Estrutura da empresa: caso uma certa inércia faça parte da “identidade corporativa”, a digitalização da gestão de documentos não será fácil porque pressupõe mudanças. É frequente pessoas se oporem veementemente às inovações, sem sequer conhecerem seus efeitos, pois não esperam que isso lhes traga benefícios.

A estratégia de introdução deve centrar-se nisso e, já antes do projeto, não salientar somente as vantagens do DMS para a empresa, mas também para cada departamento e cada um dos colaboradores. Felizmente o surgimento do gerenciamento de documentos baseado na nuvem também contribui para superar este padrão de comportamento. A nuvem requer menos trabalho inicial, pois não é necessário instalar nem hardware nem software na empresa. Isso acelera a introdução do DMS e torna visíveis mais rapidamente as vantagens também para cada pessoa. Tudo o que o trabalhador ainda precisa para o escritório sem papel é um escâner e um navegador com acesso à internet.

Tópicos: Efficiency, Integration