5 dicas para a seleção de ECM

FAQ_Blog.jpgNa área de TI há sempre tecnologias que ficam rapidamente obsoletas e trazem mais problemas do que proveitos. Isso é dinheiro deitado pela janela fora. Perante a diversidade de sistemas de Enterprise Content Management (ECM) existente no mercado, é difícil selecionar o produto certo. O que deve uma empresa levar em consideração antes de introduzir o ECM?

A resposta é simples: deve-se optar pelo produto e o fabricante que melhor pode responder aos desafios específicos da empresa. Optar pelo sistema mais barato até pode ser tentador, mas isso depois, no final das contas, pode ser muito mais dispendioso do que se espera se, com o produto errado, nem todos os objetivos do projeto de ECM forem alcançados, podendo até ser um fracasso, no pior dos casos.

Se, na apresentação da proposta, um fabricante tentar sobretudo impressionar com funções e recursos, é provável que ele não tenha entendido as especificidades do modelo empresarial do interessado nem seus requisitos específicos de gerenciamento de documentos. Por isso, antes da aquisição de um software, todos os fabricantes na segunda fase da seleção deveriam mostrar concretamente como querem implementar os requisitos específicos dos departamentos técnicos com sua solução.
E já antes disso, é possível determinar rapidamente, com cinco perguntas simples, quais são os sistemas de ECM pouco adequados ao projeto planejado:

1. O quão grande é a base instalada? Se o proponente comprovar que tem muitos clientes, então é provável que se trate de um ECM muito usado e confiável, já estabelecido no mercado. Quanto mais empresas usarem o ECM, maior é o interesse do fabricante em desenvolver continuamente seu software e manter a qualidade do produto. Quanto maior for a base instalada, maiores são as receitas provenientes da manutenção do software e da venda de licenças adicionais, ficando assim assegurado o financiamento do contínuo desenvolvimento. Assim é improvável que esse ECM se torne obsoleto em um futuro próximo.

2. A arquitetura do software está preparada para o futuro? Indícios disso são, por exemplo, a disponibilidade de aplicativos móveis, um cliente de navegador moderno ou uma solução de nuvem multilocatária. Só produtos de ECM com arquitetura preparada para o futuro poderão ser usados produtivamente por longo prazo.

3. O ECM é suficientemente flexível para permitir a integração na infraestrutura de TI existente? Na empresa já existem diversas soluções de TI para a edição e geração de documentos, por exemplo, sistemas Office e de e-mail ou aplicativos ERP e CRM. O produto de ECM certo deve poder ser perfeitamente integrado na infraestrutura de TI existente.
Uma vez que documentos de diferentes fontes frequentemente estão relacionados, eles deverão ser transferidos para um sistema de arquivamento digital e ser aí gerenciados de modo estruturado. Além disso, também é importante que o acesso a todas as informações nesse acervo central de documentos a partir de todos os sistemas de aplicativos de TI da empresa seja descomplicado. Por exemplo, deve ser tão simples, com um comando, arquivar lá os e-mails do Outlook como os documentos do sistema de CRM ou ERP. Deste modo, na verificação das faturas, os contadores podem consultar todos os documentos relevantes, inclusive correspondência, clicando simplesmente no mouse.

4. O ECM é escalável? No início do projeto de ECM talvez estejam previstos somente dez usuários. No entanto, o que acontece se a empresa crescer ou o ECM passar a ser usado também em outros departamentos? O ECM funciona também sem problemas com 20, 200 ou 2.000 usuários? Só se a solução for escalável é que se evita a necessidade de ter várias instalações de ECM na empresa ou de substituir o produto por outro mais eficiente.

5. Existe opção de nuvem? Esta questão também é relevante se atualmente estiver planejada uma solução interna clássica. Pois, é possível que o gerenciamento de documentos algum dia tenha de ser transferido para a nuvem pública, nem que seja só por razões de custos. Por conseguinte, deverá ser já esclarecido antecipadamente se o fabricante oferece um sistema de nuvem que suporte, no mínimo, 95 por cento dos recursos disponíveis no sistema interno.

Se as respostas a estas cinco perguntas forem analisadas cuidadosamente, é possível evitar erros na seleção do sistema de ECM adequado. Assim, a empresa também não investe em um produto de ECM que em poucos anos terá de ser substituído por estar ultrapassado ou já não ser suficiente para responder a requisitos importantes no gerenciamento de documentos.

Tópicos: Enterprise Content Management